Dans le cadre du suivi de l\u2019assurance-qualit\u00e9 des programmes d\u2019\u00e9tudes, le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA effectue un contr\u00f4le \u00e0 trois niveaux\u00a0:<\/p>\n
Les rapports d\u2019\u00e9tudiants et les justificatifs d\u2019utilisation des allocations sont produits et contr\u00f4l\u00e9s chaque ann\u00e9e.<\/p>\n
Le suivi des flux d\u2019\u00e9tudiants et des doubles dipl\u00f4m\u00e9s est \u00e9tabli pour chaque \u00e9valuation du cursus d\u2019\u00e9tudes consid\u00e9r\u00e9.<\/p>\n
Les principaux th\u00e8mes abord\u00e9s dans le rapport des \u00e9tudiants et le rapport d\u2019activit\u00e9 sont structur\u00e9s de mani\u00e8re analogue afin de permettre une meilleure comparaison entre les \u00e9l\u00e9ments apport\u00e9s par les \u00e9tudiants d\u2019une part et les responsables de programmes d\u2019autre part (langues, encadrement des \u00e9tudiants, compl\u00e9mentarit\u00e9 des enseignements\u2026).<\/p>\n
Il est demand\u00e9 aux \u00e9tudiants d\u2019aborder les principaux points suivants :<\/p>\n
<\/p>\n
Ces rapports sont compl\u00e9t\u00e9s par les \u00e9tudiants \u00e0 plusieurs moments de leur cursus\u00a0: lors de la premi\u00e8re inscription, puis au moment de la r\u00e9inscription faisant suite au s\u00e9jour dans le pays partenaire et enfin dans le cadre du rapport final compl\u00e9t\u00e9 \u00e0 la fin des \u00e9tudes. Les rapports d\u2019\u00e9tudiants sont pris en compte dans l\u2019\u00e9valuation administrative des cursus d\u2019\u00e9tudes, transmis aux responsables de programmes, qui peuvent prendre position s\u2019ils le souhaitent, puis mis \u00e0 la disposition des experts sur un site s\u00e9curis\u00e9 de l\u2019UFA accessible aux experts pendant la p\u00e9riode d\u2019\u00e9valuation.<\/p>\n
Chaque \u00e9tablissement doit rendre compte de l\u2019utilisation des allocations vers\u00e9es par l\u2019UFA au terme de l\u2019ann\u00e9e universitaire, au plus tard pour le 31\u00a0octobre de chaque ann\u00e9e.
\nLe justificatif est contr\u00f4l\u00e9 aux niveaux formels et comptables, sur la base des directives relatives \u00e0 l\u2019utilisation des allocations en vigueur.
\nSi une irr\u00e9gularit\u00e9 est constat\u00e9e, l\u2019\u00e9tablissement est imm\u00e9diatement contact\u00e9 pour un compl\u00e9ment d\u2019information.
\nSi l\u2019irr\u00e9gularit\u00e9 est av\u00e9r\u00e9e (par exemple une d\u00e9pense non \u00e9ligible), elle entra\u00eene une demande de remboursement.
\nSi l\u2019\u00e9tablissement ne peut pas justifier l\u2019\u00e9ligibilit\u00e9 de la d\u00e9pense, le remboursement est demand\u00e9.
\nSi ce remboursement n\u2019est pas effectu\u00e9 dans les temps, l\u2019\u00e9tablissement est relanc\u00e9 \u00e0 diff\u00e9rents niveaux, puis mis en demeure de payer.<\/p>\n
Il est demand\u00e9 aux responsables de programmes d\u2019aborder les principaux th\u00e8mes suivants\u00a0:<\/p>\n
<\/p>\n
Ce rapport est \u00e0 compl\u00e9ter une fois par an en ligne par les responsables de programmes et \u00e0 valider au plus tard le 31\u00a0octobre de chaque ann\u00e9e. La signature de la direction de l\u2019\u00e9tablissement peut \u00eatre diff\u00e9r\u00e9e jusqu\u2019au 31\u00a0d\u00e9cembre.<\/p>\n
Ce rapport est syst\u00e9matiquement exploit\u00e9 dans le cadre du contr\u00f4le du justificatif d\u2019utilisation des allocations. Les appr\u00e9ciations et les rapports sont mis \u00e0 la disposition des experts.<\/p>\n
Le r\u00e9sultat est enregistr\u00e9 sur le syst\u00e8me Intranet de l\u2019UFA, lequel constitue un rapport interne du cursus d\u2019\u00e9tudes.<\/p>\n
Le point consacr\u00e9 aux abandons des \u00e9tudes est particuli\u00e8rement surveill\u00e9, notamment lorsque le nombre d\u2019abandons est trop \u00e9lev\u00e9 ou lorsqu\u2019un abandon a lieu \u00e0 la suite d\u2019un dysfonctionnement grave du cursus d\u2019\u00e9tudes.<\/p>\n
Les r\u00e9sultats du contr\u00f4le des justificatifs d\u2019utilisation des allocations (partie comptable et rapport d\u2019activit\u00e9) sont pris en compte dans le cadre de l\u2019\u00e9valuation administrative des cursus d\u2019\u00e9tudes.<\/p>\n
Pour chaque cursus d\u2019\u00e9tudes \u00e0 r\u00e9\u00e9valuer le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA \u00e9tablit un tableau r\u00e9capitulant l\u2019\u00e9volution des flux des \u00e9tudiants et des doubles dipl\u00f4m\u00e9s de la p\u00e9riode de soutien \u00e9coul\u00e9e. Ces tableaux sont int\u00e9gr\u00e9s dans les formulaires de demande de soutien ainsi que dans les fiches d\u2019\u00e9valuation et ainsi transmis aux experts.<\/p>\n
L\u2019UFA se r\u00e9serve, sur proposition de la commission scientifique et dans le cadre de l\u2019\u00e9valuation, mais dans un usage limit\u00e9 et exceptionnel, la possibilit\u00e9 de proc\u00e9der \u00e0 une visite sur site.<\/p>\n
Cette visite sur site a pour objectif une meilleure connaissance des \u00e9tablissements partenaires et une v\u00e9rification de l\u2019application sur site des crit\u00e8res de qualit\u00e9, et plus globalement, la mise en place d\u2019un accompagnement dans le d\u00e9veloppement de la coop\u00e9ration franco-allemande.<\/p>\n
La visite sur site est effectu\u00e9e par un membre de la direction de l\u2019UFA ou de la commission scientifique, une personnalit\u00e9 qualifi\u00e9e choisie par l\u2019UFA pour cette mission et un collaborateur du Secr\u00e9tariat.<\/p>\n
La direction de l\u2019\u00e9tablissement est inform\u00e9e de la visite sur site par courrier de la direction de l\u2019UFA six semaines \u00e0 l\u2019avance. Pendant ce d\u00e9lai, le contr\u00f4le est pr\u00e9par\u00e9 par le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA qui pr\u00e9pare et rassemble tous les documents n\u00e9cessaires au bon d\u00e9roulement de cette visite.
\nLes visites sur site sont l\u2019occasion de rencontrer la direction de l\u2019\u00e9tablissement, les responsables de programmes, les \u00e9tudiants du cursus d\u2019\u00e9tudes ainsi que les collaborateurs administratifs et financiers de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n
\u00c0 l\u2019issue de la visite sur site, le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA \u00e9tablit un rapport de visite. Ce dernier est transmis pour accord \u00e0 l\u2019expert qui a particip\u00e9 \u00e0 la visite, puis au pr\u00e9sident de l\u2019UFA.
\nIl sera ensuite adress\u00e9 \u00e0 la direction de l\u2019\u00e9tablissement visit\u00e9 pour r\u00e9action avant validation d\u00e9finitive.
\nUn exemplaire du rapport est envoy\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement et un autre conserv\u00e9 \u00e0 l\u2019UFA. Le rapport est transmis \u00e0 la commission scientifique pour prise en compte lors de la prochaine \u00e9valuation.<\/p>\n
Dans ce cas, la coop\u00e9ration ne peut pas pr\u00e9tendre au traitement de son dossier. Il appartient au Secr\u00e9tariat de d\u00e9cider si les documents manquants pourront \u00eatre fournis ult\u00e9rieurement et si la demande de soutien peut encore \u00eatre transmise sous forme lacunaire pour \u00e9valuation. Cette d\u00e9cision est prise par la direction de l\u2019UFA sur avis du d\u00e9partement gestionnaire du programme de soutien correspondant au sein de l\u2019UFA.<\/p>\n
Dans le cas o\u00f9 les experts constatent, dans le dossier de demande de soutien, des impr\u00e9cisions qui n\u00e9cessitent des informations compl\u00e9mentaires de la part de la coop\u00e9ration et doivent imp\u00e9rativement \u00eatre clarifi\u00e9es pour l\u2019\u00e9valuation de la demande, il y a lieu de noter que\u00a0:<\/p>\n
<\/p>\n
Les porteurs de projets ont la possibilit\u00e9 de prendre position par rapport \u00e0 la d\u00e9cision du conseil d\u2019universit\u00e9 et \u00e0 l\u2019avis d\u2019expertise, ou de commenter cet avis. La prise de position devra \u00eatre adress\u00e9e au Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA. Le d\u00e9partement gestionnaire du programme de soutien concern\u00e9 traitera le dossier et pr\u00e9parera la r\u00e9ponse, qui \u00e9manera de la pr\u00e9sidence de l\u2019UFA. La d\u00e9cision du conseil d\u2019universit\u00e9 reste cependant irr\u00e9vocable.<\/p>\n
Lorsqu\u2019un cursus d\u2019\u00e9tudes soutenu conna\u00eet des transformations durant la p\u00e9riode de soutien, \u00e0 quelque niveau que ce soit, par rapport au projet initialement \u00e9valu\u00e9 de mani\u00e8re positive par les experts, ce changement doit \u00eatre communiqu\u00e9 et justifi\u00e9 vis-\u00e0-vis du Secr\u00e9tariat.<\/p>\n
Cette r\u00e8gle s\u2019applique \u00e9galement si des donn\u00e9es significatives relatives au formulaire de demande de soutien doivent \u00eatre modifi\u00e9es.<\/p>\n
Le Secr\u00e9tariat demande des informations sur la nature et l\u2019ampleur des changements. Il adresse le tout au pr\u00e9sident du groupe d\u2019\u00e9valuation et au pr\u00e9sident de la commission scientifique qui d\u00e9cident s\u2019il y a lieu ou non de proc\u00e9der \u00e0 une nouvelle \u00e9valuation.<\/p>\n
Il y a dysfonctionnement lorsque les crit\u00e8res de qualit\u00e9 sur la base desquels la demande de soutien a \u00e9t\u00e9 \u00e9valu\u00e9e positivement ne sont pas transpos\u00e9s dans la pratique.<\/p>\n
En cas d\u2019impossibilit\u00e9 de rem\u00e9dier imm\u00e9diatement aux dysfonctionnements constat\u00e9s, le Secr\u00e9tariat sera charg\u00e9 par la direction de l\u2019UFA de fixer aux \u00e9tablissements partenaires un d\u00e9lai r\u00e9aliste au cours duquel ces am\u00e9liorations devront \u00eatre apport\u00e9es. Le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA contr\u00f4lera le respect du d\u00e9lai fix\u00e9 et la mise en \u0153uvre des modifications \u00e0 effectuer. En cas de dysfonctionnements graves, le dossier sera soumis aux experts ayant trait\u00e9 la derni\u00e8re demande de soutien ou bien au pr\u00e9sident du groupe d\u2019\u00e9valuation concern\u00e9 et\/ou au pr\u00e9sident de la commission scientifique, \u00e0 des fins de r\u00e9examen.<\/p>\n
Si aucune d\u00e9cision ne peut \u00eatre prise dans ce cadre, le d\u00e9p\u00f4t d\u2019une nouvelle demande de soutien \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance la plus proche sera n\u00e9cessaire.<\/p>\n
Le constat lors du contr\u00f4le des justificatifs d\u2019utilisation des allocations de l\u2019in\u00e9ligibilit\u00e9 d\u2019une d\u00e9pense entra\u00eene le remboursement du montant en question par l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n
Le constat de vice de forme (par exemple document ou signature manquant) entra\u00eene des courriers de rappel portant la signature du chef de d\u00e9partement pour le premier, du secr\u00e9taire g\u00e9n\u00e9ral pour le deuxi\u00e8me et du pr\u00e9sident pour le troisi\u00e8me et dernier.<\/p>\n
Lorsque le contact avec un \u00e9tablissement et\/ou son responsable de programme est particuli\u00e8rement difficile, une notation n\u00e9gative est attribu\u00e9e \u00e0 ce partenaire lors de l\u2019\u00e9valuation administrative par le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA.<\/p>\n
La direction de l\u2019UFA se r\u00e9serve le droit de mettre en \u0153uvre d\u2019autres sanctions lorsque les moyens pr\u00e9c\u00e9demment \u00e9voqu\u00e9s restent inop\u00e9rants. Il est \u00e9galement donn\u00e9, sous r\u00e9serve d\u2019information des instances concern\u00e9es, pouvoir au Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA de faire \u00e9voluer la pr\u00e9sente charte afin de l\u2019adapter aux nouvelles exigences d\u00e9cid\u00e9es par ces m\u00eames instances, et\/ou aux nouveaux appels \u00e0 projets de ses programmes de soutien.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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