{"id":19660,"date":"2019-11-27T14:46:15","date_gmt":"2019-11-27T13:46:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dfh-ufa.org\/fr\/?page_id=19660"},"modified":"2020-08-19T14:02:51","modified_gmt":"2020-08-19T12:02:51","slug":"e-ii-assurance-qualite-des-programmes-de-soutien-aux-jeunes-chercheurs","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.dfh-ufa.org\/fr\/vous-etes\/etablissements\/evaluation\/charte-devaluation-et-dassurance-qualite-des-programmes-detudes-et-programmes-de-soutien-aux-jeunes-chercheurs\/e-lassurance-qualite-mise-en-oeuvre-a-lufa\/e-ii-assurance-qualite-des-programmes-de-soutien-aux-jeunes-chercheurs","title":{"rendered":"E.II. Assurance-qualit\u00e9 des programmes de soutien aux jeunes chercheurs"},"content":{"rendered":"<p>Dans le cadre du suivi de l\u2019assurance-qualit\u00e9, le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA effectue un contr\u00f4le \u00e0 trois niveaux pour les programmes de soutien aux jeunes chercheurs\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les justificatifs d\u2019utilisation des allocations (partie comptable et rapport d\u2019activit\u00e9) pour l\u2019ensemble des programmes,<\/li>\n<li>le suivi des flux de doctorants pour les coll\u00e8ges doctoraux,<\/li>\n<li>la participation effective aux manifestations scientifiques.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les justificatifs d\u2019utilisation des allocations sont produits et transmis \u00e0 l\u2019UFA par les porteurs de projet chaque ann\u00e9e au plus tard le 31\u00a0mars pour les coll\u00e8ges doctoraux et, pour les manifestations scientifiques, 4 mois apr\u00e8s l\u2019issue du projet.<\/p>\n<h2>Justificatif comptable d\u2019utilisation des allocations<\/h2>\n<p>Chaque \u00e9tablissement doit rendre compte de l\u2019utilisation des allocations per\u00e7ues de l\u2019UFA.<br \/>\nLe justificatif est contr\u00f4l\u00e9 aux niveaux formels et comptables, sur la base des directives relatives \u00e0 l\u2019utilisation des allocations en vigueur.<br \/>\nSi une irr\u00e9gularit\u00e9 est constat\u00e9e, l\u2019\u00e9tablissement est imm\u00e9diatement contact\u00e9 pour un compl\u00e9ment d\u2019information.<br \/>\nSi l\u2019irr\u00e9gularit\u00e9 est av\u00e9r\u00e9e (par exemple une d\u00e9pense non \u00e9ligible), elle entra\u00eene une demande de remboursement.<br \/>\nSi l\u2019\u00e9tablissement ne se manifeste pas, les aides aux frais de fonctionnement ne sont pas vers\u00e9es lors du soutien ult\u00e9rieur attendu par le coll\u00e8ge doctoral concern\u00e9 ou ni consenties pour une autre manifestation scientifique par les m\u00eames partenaires.<\/p>\n<h2>Rapport d\u2019activit\u00e9s<\/h2>\n<p>Un rapport d\u2019activit\u00e9s est \u00e0 compl\u00e9ter \u00e0 l\u2019issue du programme ou de la manifestation scientifique par les responsables de programmes et \u00e0 retourner \u00e0 l\u2019UFA.<\/p>\n<p>Les principaux th\u00e8mes \u00e0 aborder sont\u00a0:<\/p>\n<h3>1) Pour les coll\u00e8ges doctoraux et la cotutelle de th\u00e8se\u00a0:<\/h3>\n<ul>\n<li>la qualit\u00e9 de l\u2019encadrement des doctorants,<\/li>\n<li>l\u2019acquisition de qualifications-cl\u00e9s et de comp\u00e9tences linguistiques et interculturelles,<\/li>\n<li>et pour le coll\u00e8ge doctoral, en sus : la structuration du programme de formation doctorale et de recherche (formes d\u2019enseignement sp\u00e9cifiques, s\u00e9lection binationale des doctorants), l\u2019articulation entre la formation doctorale et postdoctorale, la diffusion des r\u00e9sultats de la recherche.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>2) Pour les manifestations scientifiques pour jeunes chercheurs (Ateliers de recherche, \u00c9coles d\u2019\u00e9t\u00e9) :<\/h3>\n<ul>\n<li>la qualit\u00e9 scientifique et p\u00e9dagogique de la manifestation (conf\u00e9rences, ateliers et d\u00e9bats\u00a0; cours de mise \u00e0 niveau et \u00e9tudes de cas pour les \u00e9coles d\u2019\u00e9t\u00e9),<\/li>\n<li>la qualit\u00e9 scientifique et p\u00e9dagogique des intervenants,<\/li>\n<li>l\u2019approche m\u00e9thodologique interculturelle,<\/li>\n<li>la coh\u00e9rence entre origine des participants et orientation internationale de la manifestation,<\/li>\n<li>l\u2019\u00e9tat effectif de la participation,<\/li>\n<li>la diffusion des r\u00e9sultats de la rencontre (sous forme imprim\u00e9e et\/ou \u00e9lectronique).<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Le justificatif pour les cotutelles de th\u00e8se\u00a0:<\/h2>\n<ul>\n<li>un exemplaire de la th\u00e8se par la poste (version imprim\u00e9e),<\/li>\n<li>un compte-rendu de la th\u00e8se, en vue de la publication de celui-ci sur la plate-forme UFA \u00ab Th\u00e8se en ligne \u00bb.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>\u00c9volution des flux de doctorants et v\u00e9rification de la participation effective aux manifestations scientifiques<\/h2>\n<p>Le suivi des flux de doctorants et de la participation aux manifestations est \u00e9tabli en confrontant les informations figurant dans la demande de soutien avec celles indiqu\u00e9es dans le rapport d\u2019activit\u00e9.<br \/>\nPour les manifestations scientifiques, ces flux sont pris en compte lors de l\u2019\u00e9valuation ult\u00e9rieure d\u2019une demande de soutien pour une autre manifestation par les m\u00eames partenaires.<\/p>\n<h2>Visite sur site<\/h2>\n<p>L\u2019UFA se r\u00e9serve, sur proposition de la commission scientifique et dans le cadre de l\u2019\u00e9valuation, mais dans un usage limit\u00e9 et exceptionnel, la possibilit\u00e9 de proc\u00e9der \u00e0 une visite sur site.<\/p>\n<p>Cette visite sur site a pour objectif une meilleure connaissance des \u00e9tablissements partenaires et une v\u00e9rification de l\u2019application sur site des crit\u00e8res de qualit\u00e9, et plus globalement, la mise en place d\u2019un accompagnement dans le d\u00e9veloppement de la coop\u00e9ration franco-allemande.<\/p>\n<h3>Composition de l\u2019\u00e9quipe en charge de la visite sur site<\/h3>\n<p>La visite sur site est effectu\u00e9e par un membre de la direction de l\u2019UFA ou de la commission scientifique, une personnalit\u00e9 qualifi\u00e9e choisie par l\u2019UFA pour cette mission et un collaborateur du Secr\u00e9tariat.<\/p>\n<h3>D\u00e9roulement<\/h3>\n<p>La direction de l\u2019\u00e9tablissement est inform\u00e9e de la visite sur site par courrier de la direction de l\u2019UFA six semaines \u00e0 l\u2019avance. Pendant ce d\u00e9lai, le contr\u00f4le est pr\u00e9par\u00e9 par le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA qui pr\u00e9pare et rassemble tous les documents n\u00e9cessaires au bon d\u00e9roulement de cette visite.<br \/>\nLes visites sur site sont l\u2019occasion de rencontrer la direction de l\u2019\u00e9tablissement, les responsables de programmes, les \u00e9tudiants du cursus d\u2019\u00e9tudes ainsi que les collaborateurs administratifs et financiers de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n<h3>Cons\u00e9quences de la visite<\/h3>\n<p>\u00c0 l\u2019issue de la visite sur site, le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA \u00e9tablit un rapport de visite. Ce dernier est transmis pour accord \u00e0 l\u2019expert qui a particip\u00e9 \u00e0 la visite, puis au pr\u00e9sident de l\u2019UFA.<br \/>\nIl sera ensuite adress\u00e9 \u00e0 la direction de l\u2019\u00e9tablissement visit\u00e9 pour r\u00e9action avant validation d\u00e9finitive.<br \/>\nUn exemplaire du rapport est envoy\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement et un autre conserv\u00e9 \u00e0 l\u2019UFA. Le rapport est transmis \u00e0 la commission scientifique pour prise en compte lors de la prochaine \u00e9valuation.<\/p>\n<h4>Cons\u00e9quences en cas de manquements<\/h4>\n<h5>Lors de la proc\u00e9dure de demande de soutien et d\u2019\u00e9valuation<\/h5>\n<p><strong>Dossier incomplet ou adress\u00e9 hors d\u00e9lai<\/strong><br \/>\nDans ce cas, le porteur de projet ne peut pas pr\u00e9tendre au traitement de son dossier. Il appartient au Secr\u00e9tariat de d\u00e9cider si les documents manquants pourront \u00eatre fournis ult\u00e9rieurement et si la demande de soutien peut encore \u00eatre transmise sous forme lacunaire pour \u00e9valuation. Cette d\u00e9cision est prise par la direction de l\u2019UFA sur avis du d\u00e9partement gestionnaire du programme de soutien correspondant et apr\u00e8s concertation avec le pr\u00e9sident de la commission scientifique de l\u2019UFA.<\/p>\n<p><strong>Questions apparaissant durant l\u2019\u00e9valuation des demandes<\/strong><br \/>\nDans le cas o\u00f9 les experts constatent, dans le dossier de demande, des impr\u00e9cisions qui n\u00e9cessitent des informations compl\u00e9mentaires de la part du porteur de projet et doivent imp\u00e9rativement \u00eatre clarifi\u00e9es pour l\u2019\u00e9valuation de la demande, il y a lieu de noter que\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>le porteur de projet est seul responsable du soin apport\u00e9 \u00e0 remplir et \u00e0 compl\u00e9ter le formulaire de demande\u00a0;<\/li>\n<li>les experts doivent \u00eatre en mesure de d\u00e9terminer sans \u00e9quivoque si le porteur de projet satisfait ou non aux crit\u00e8res de soutien\u00a0; c\u2019est pourquoi ils ne peuvent uniquement \u00e9valuer que ce qui est clairement formul\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>si une \u00e9quivoque subsiste, l\u2019\u00e9valuation ne peut pas avoir lieu et aucun point ne pourra \u00eatre attribu\u00e9 dans le param\u00e8tre d\u2019\u00e9valuation concern\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>les informations compl\u00e9mentaires demand\u00e9es par les experts pourront uniquement \u00eatre fournies durant la p\u00e9riode de traitement individuel des dossiers de demande par les experts. Pendant ce temps, les experts peuvent s\u2019adresser au d\u00e9partement concern\u00e9 du Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA pour obtenir de plus amples informations. Celui-ci effectuera des recherches dans la mesure de ses possibilit\u00e9s et, en cas de besoin, se mettra en rapport avec le porteur de projet afin d\u2019obtenir des \u00e9claircissements.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Prise de position des \u00e9tablissements demandeurs apr\u00e8s la d\u00e9cision du conseil d\u2019universit\u00e9<\/h3>\n<p>Les porteurs de projet ont la possibilit\u00e9 de prendre position par rapport \u00e0 la d\u00e9cision du conseil d\u2019universit\u00e9 et \u00e0 l\u2019avis d\u2019expertise, ou de commenter cet avis. Cette prise de position sera adress\u00e9e au Secr\u00e9tariat. Le d\u00e9partement gestionnaire du programme concern\u00e9 par la demande de soutien traitera le dossier et pr\u00e9parera une r\u00e9ponse, qui \u00e9manera de la pr\u00e9sidence de l\u2019UFA. La d\u00e9cision du conseil d\u2019universit\u00e9 reste cependant irr\u00e9vocable.<\/p>\n<h3>Modifications effectu\u00e9es durant la p\u00e9riode de soutien<\/h3>\n<p>Lorsqu\u2019un programme soutenu est transform\u00e9 durant la p\u00e9riode de soutien, \u00e0 quelque niveau que ce soit, par rapport au projet initialement \u00e9valu\u00e9 de mani\u00e8re positive par les experts, ce changement devra \u00eatre communiqu\u00e9 et justifi\u00e9 vis-\u00e0-vis du Secr\u00e9tariat.<\/p>\n<p>Cette r\u00e8gle s\u2019applique \u00e9galement si des donn\u00e9es significatives relatives au formulaire de demande de soutien doivent \u00eatre modifi\u00e9es.<\/p>\n<p>Il appartient au Secr\u00e9tariat de d\u00e9cider, selon la nature et l\u2019ampleur des changements, si la modification du projet exige une nouvelle \u00e9valuation. En cas o\u00f9 une nouvelle \u00e9valuation est demand\u00e9e, le Secr\u00e9tariat peut d\u00e9cider en outre si le programme en question doit \u00eatre \u00e9valu\u00e9 dans le cadre de la prochaine campagne ou si, en cas d\u2019urgence notamment, l\u2019expert initial peut \u00eatre sollicit\u00e9 pour une \u00e9valuation interm\u00e9diaire.<\/p>\n<h3>Dysfonctionnements de fond constat\u00e9s durant la p\u00e9riode de soutien<\/h3>\n<p>Il y a dysfonctionnement lorsque les crit\u00e8res de qualit\u00e9 sur la base desquels la demande a \u00e9t\u00e9 \u00e9valu\u00e9e positivement ne sont pas transpos\u00e9s dans la pratique.<\/p>\n<p>En cas d\u2019impossibilit\u00e9 de rem\u00e9dier imm\u00e9diatement aux dysfonctionnements constat\u00e9s, le Secr\u00e9tariat sera charg\u00e9 par la direction de l\u2019UFA de fixer aux \u00e9tablissements partenaires un d\u00e9lai r\u00e9aliste au cours duquel ces am\u00e9liorations devront \u00eatre apport\u00e9es. Le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA contr\u00f4lera le respect du d\u00e9lai fix\u00e9 et la mise en \u0153uvre des modifications \u00e0 effectuer. En cas de dysfonctionnements graves, le dossier sera soumis \u00e0 l\u2019expert qui a trait\u00e9 la derni\u00e8re demande et\/ou au pr\u00e9sident de la commission scientifique, \u00e0 des fins de r\u00e9examen.<\/p>\n<p>Si aucune d\u00e9cision ne peut \u00eatre prise dans ce cadre, le d\u00e9p\u00f4t d\u2019une nouvelle demande de soutien \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance la plus proche sera n\u00e9cessaire.<\/p>\n<h3>Manquements administratifs<\/h3>\n<p>Le constat, lors du contr\u00f4le des justificatifs d\u2019utilisation des allocations, de l\u2019in\u00e9ligibilit\u00e9 d\u2019une d\u00e9pense entra\u00eene le remboursement du montant en question par l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n<p>Le constat de vice de forme (par exemple document ou signature manquant) entra\u00eene des courriers de rappel portant la signature du chef de d\u00e9partement pour le premier, du secr\u00e9taire g\u00e9n\u00e9ral pour le deuxi\u00e8me et du pr\u00e9sident de l\u2019UFA pour le troisi\u00e8me et dernier.<\/p>\n<h3>Dispositions finales<\/h3>\n<p>La direction de l\u2019UFA se r\u00e9serve le droit de mettre en \u0153uvre d\u2019autres sanctions si les moyens pr\u00e9c\u00e9demment \u00e9voqu\u00e9s restent inop\u00e9rants, il est \u00e9galement donn\u00e9, sous r\u00e9serve d\u2019information des instances concern\u00e9es, pouvoir au Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA de faire \u00e9voluer la pr\u00e9sente charte afin de l\u2019adapter aux nouvelles exigences d\u00e9cid\u00e9es par ces m\u00eames instances, et\/ou aux nouveaux appels \u00e0 projets de ses programmes de soutien.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans le cadre du suivi de l\u2019assurance-qualit\u00e9, le Secr\u00e9tariat de l\u2019UFA effectue un contr\u00f4le \u00e0 trois niveaux pour les programmes de soutien aux jeunes chercheurs\u00a0: les justificatifs d\u2019utilisation des allocations (partie comptable et rapport d\u2019activit\u00e9) pour l\u2019ensemble des programmes, le suivi des flux de doctorants pour les coll\u00e8ges doctoraux, la participation effective aux manifestations scientifiques. 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