FAQ Alumni

Welches Ziel verfolgt die DFH mit der Förderung von Alumni-Aktivitäten?

Rund 1.500 DFH-Absolventen schließen jährlich ihr binationales oder trinationales Studium erfolgreich ab. Der DFH ist es ein besonderes Anliegen, frühzeitig den Kontakt, den Erfahrungsaustausch sowie die Netzwerkbildung unter den Absolventen und den Studierenden der integrierten Studiengänge zu fördern und unterstützt deshalb die Aktivitäten von Alumni¬vereinigungen sowohl inhaltlich als auch finanziell.

Wen fördert die DFH?

Die DFH fördert ausschließlich die Studierenden- und Alumnivereine der binationalen und trinationalen Studiengänge im DFH-Netzwerk. Der Verein muss rechtskräftig gegründet sein.

Ich bin Studierende/r oder Absolvent/in der DFH und möchte einen Alumniverein gründen – wer kann mir helfen?

  • Das jährlich in Straßburg stattfindende Treffen der Alumnivereine bietet eine Plattform zum Erfahrungs- und Informationsaustausch zwischen bereits existierenden und zukünftigen Alumnivereinen im DFH-Netzwerk.

Was fördert die DFH?

Die DFH kann Projekte von Alumni-Vereinen im DFH-Netzwerk unterstützen, die mindestens zu einem der folgenden Ziele beitragen:

  • Vernetzung und Erfahrungsaustausch zwischen Studierenden und Alumni der DFH
  •  Vorbereitung des Berufseinstiegs und Entwicklung der Karriere
  • Sicherung des Vereinsnachwuchses / Werbung für den Verein
  • Vereinsverwaltung

Beispielsweise:

  • Die Gründung neuer Alumnivereine in DFH-Studiengängen
  • Veranstaltungen, z.B. Jahresversammlungen, Seminare und Konferenzen, Kennenlernwochenenden, Diplomverleihungen usw.
  • Projekte im Alumni-Bereich wie z.B. die Erstellung von Jahrbüchern, Internetseiten, Logos, Vereinspullovern usw.
  • Um die Alumni-Arbeit der integrierten Studiengänge schon frühzeitig zu fördern, unterstützt die DFH ebenfalls Projekte, die sich an Studierende richten (z.B. Studienreisen)
  • Kosten der Vereinsverwaltung (Notar, Porto, Kontoführungsgebühren…)

Wie hoch ist die finanzielle Unterstützung?

Jährlich können verschiedene Veranstaltungen sowie weitere Projekte im Alumnibereich gefördert werden.
Im Jahr 2018 kann die Förderung bis zu 2.500 Euro pro Kalenderjahr betragen.

Können mehrere Alumnivereinen eines integrierten Studiengangs gefördert werden?

Ja, aber falls ein DFH-Studiengang mehrere Alumnivereine hat, z.B. einen auf deutscher und einen auf französischer Seite, so können alle Vereine zusammen maximal die geltende Förderhöchstsumme (z.Z. 2.500 Euro) erhalten.

Wie kann man eine Förderung beantragen?

Für die Beantragung der Fördermittel gibt es ein Antragsformular. Mit diesem Formular können Sie EINMALIG pro Kalenderjahr Fördermittel für die Gesamtheit aller Projekte beantragen, die Sie in diesem Jahr planen. Es müssen die im Formular angegebenen Anlagen und Nachweise beigefügt werden. Sie können das gesamte Antragsdossier gern als Scan per Mail einreichen (an leeder(at)dfh-ufa.org).

 

Die DFH kann eine Förderung nur im Rahmen der verfügbaren Fördermittel gewähren. Damit Ihrem Antrag in vollem Umfang stattgegeben werden kann, empfehlen wir ausdrücklich, Ihren Förderantrag bis spätestens 31. Januar zu stellen.

Sie können die pro Jahr erhaltene Fördersumme für beliebig viele Vereinsprojekte verwenden, die in diesem Jahr stattfinden. Voraussetzung ist, dass die Projekte den DFH-Förderrichtlinien entsprechen. Um dies zu überprüfen senden Sie der DFH bitte VOR Durchführung der jeweiligen Aktivitäten eine kurze Projektskizze zu.

Die maximale jährliche Fördersumme beträgt im Regelfall 2.500 Euro pro Verein. (Falls ein DFH-Studien-gang mehrere Alumnivereine hat, können alle Vereine zusammen max. 2.500 Euro erhalten.) Um Ihrem Verein die Umsetzung von möglichst vielen und umfangreichen Projekten zu ermöglichen, begrüßt die DFH ausdrücklich die Beantragung der maximalen Fördersumme (2.500 Euro).  Eventuelle Restmittel sind am Jahresende an die DFH zurückzuzahlen.

Bitte beachten Sie, dass es für den Sonderfall der Förderung einer Vereinsgründung ein gesondertes Formular gibt und ein paar abweichende Regeln bestehen.

Gibt es eine Antragsfrist?

Nein. Bis zum 1. Dezember eines Kalenderjahres können Anträge für die Unterstützung von Projekten, die im laufenden Kalenderjahr stattfinden werden, sowie die zugehörigen Projektskizzen, bei der DFH eingereicht werden. Da eine Förderung nur im Rahmen der noch verfügbaren Mittel gewährt werden kann ist es jedoch empfehlenswert, Förderanträge möglichst frühzeitig im Jahr zu stellen.

Bitte beachten Sie, dass Förderanträge und Projektskizzen unbedingt VOR der Durchführung der jeweiligen Aktivität eingereicht werden müssen, damit diese Fördermittel dafür verwendet werden dürfen. Eine rückwirkende Antragsstellung oder Zusendung der Projektskizzen ist NICHT zulässig.

Bitte beachten Sie außerdem, dass weder Fördermittel aus dem abgelaufenen Kalenderjahr abgerufen werden können (diese sind verfallen), noch eine Antragsstellung für Projekte möglich ist, die erst im nächsten Kalenderjahr stattfinden bzw. abgeschlossen sein werden. Bitte stellen Sie in letzterem Fall entsprechende Anträge im Folgejahr bzw., bei Projekten unmittelbar zu Jahresbeginn, im Monat Dezember des vorangehenden Jahres.

Wie lang ist die Bearbeitungszeit für Anträge?

Ab Antragsstellung sollten Sie mindestens acht bis zehn Wochen bis zum Erhalt der Fördermittel einplanen.

Die Überweisung der Fördergelder erfolgt erst nach Rücksendung des unterschriebenen Zuwendungsvertrags. (Bitte denken Sie daran, die Kontodaten auf dem Vertrag anzugeben.)

In welcher Sprache soll der Antrag verfasst werden?

Der Antrag kann auf Deutsch oder Französisch verfasst werden.

Wer muss den Antrag unterzeichnen?

  1. Bei bereits existierenden Alumnivereinen erfolgt die Antragstellung durch die Leitung des Alumnivereins, d.h. durch den Vorstandsvorsitzenden oder seinen direkten Stellvertreter. Der Schatzmeister oder andere Vorstandsmitglieder dürfen den Antrag nicht unterschreiben.
  2. Bei einem Antrag für die Unterstützung von Gründungsveranstaltungen, erfolgt die Antragstellung durch einen zeichnungsberechtigten Vertreter der deutschen oder französischen Partnerhochschule (z.B. durch den Programmbeauftragten des integrierten Studiengangs).

In welcher Form soll der Antrag zugeschickt werden?

Der unterschriebene Antrag kann per Post oder per E-Mail (in eingescannter Form) an die DFH (leeder(at)dfh-ufa.org) geschickt werden.

Wie dürfen die Fördermittel der DFH verwendet werden?

Sie können die pro Jahr erhaltene Fördersumme für beliebig viele Vereinsprojekte, die in diesem Jahr stattfinden, verwenden. Voraussetzung ist, dass die Projekte den DFH-Förderrichtlinien entsprechen. Um dies zu überprüfen senden Sie der DFH bitte VOR Durchführung der jeweiligen Aktivitäten eine kurze Projektskizze zu.  Wir werden diese prüfen und Ihnen eine kurze, formlose Rückmeldung zur Förderfähigkeit geben. Die Einreichung der Projektskizzen ist obligatorisch und kann ganzjährig und unabhängig vom Förderantrag erfolgen.

Sie können die Fördermittel nur für Projekte verwenden, die frühestens am Tag der Antragsstellung stattfinden. Eine rückwirkende Verwendung von Fördermitteln ist nicht möglich.

Die DFH muss unsachgemäß verwendete Fördermittel zurückfordern.

Was erwartet die DFH von den geförderten Alumnivereinen?

Der Zuwendungsempfänger verpflichtet sich, im Rahmen der geförderten Aktivitäten explizit auf die Unterstützung durch die DFH hinzuweisen. Die DFH stellt hierfür das Logo „Label Alumni“ zur Veröffentlichung in Publikationen, Veranstaltungsprogrammen oder auf Internetseiten zur Verfügung. Die DFH begrüßt die Genehmigung zur Veröffentlichung des obligatorischen Sachberichts über ein gefördertes Treffen oder Projekt auf der Internetseite der DFH.

Verwendungsnachweis – was ist das?

Die Alumnivereine, die durch die DFH gefördert wurden, müssen die Verwendung der gewährten Zuwendungen nach Durchführung der Veranstaltung oder des Projektes anhand eines Verwendungsnachweises nachweisen. Es handelt sich hier um einen Grundsatz des öffentlichen Rechnungswesens zur Sicherstellung der ordnungs-gemäßen Verwendung öffentlicher Gelder.

Bis wann ist der Verwendungsnachweis einzureichen?

Da Sie die einmal gewährten Fördermittel für alle Projekte im jeweiligen Kalenderjahr verwenden können, erfolgt die Abrechnung für alle Projekte, sowie ggf. die Rückzahlung nicht verwendeter Fördermittel, gesammelt am Jahresende.

Die Verwendung der für das Kalenderjahr gewährten Zuwendung ist der DFH bis spätestens 12. Dezember des jeweiligen Jahres anhand des entsprechenden Formulars nachzuweisen. Bitte halten Sie diese Frist unbedingt ein! Veranstaltungen am Jahresende sollten entsprechend nicht nach dem 10. Dezember stattfinden.

·         Nicht verausgabte Mittel müssen jedes Jahr bis spätestens 31. Dezember an die DFH zurückerstattet werden.

Wo erhält man das Formular für den Verwendungsnachweis?

Was muss im „zahlenmäßigen Nachweis“ angegeben werden?

Der „zahlenmäßige Nachweis“ muss, einzeln pro Projekt, sämtliche Ausgaben auflisten, die durch die DFH-Zuwendungen bei den verschiedenen Projekten im jeweiligen Kalenderjahr gedeckt wurden. Es handelt sich hierbei um Reise- und Verpflegungskosten, Sachkosten und sonstige projektbedingte Kosten (Aufwandsentschädigung für Referenten, Miete für Veranstaltungsräume, Kosten für das Rahmenprogramm etc.). Es können nur Ausgaben geltend gemacht werden, die nach den Verwendungsrichtlinien der DFH förderfähig und im Rahmen von Projekten entstanden sind, für die eine von der DFH genehmigte Projektskizze vorliegt.

Bitte überprüfen Sie die Rechnung vor dem Absenden noch einmal auf Richtigkeit.

Von anderer Stelle bezogene finanzielle Unterstützung oder Sachleistungen sind an entsprechender Stelle im Formular anzugeben.

Muss man eine Kopie der Rechnungen schicken?

Nein. Im Rahmen der Prüfung der Angaben behält sich die DFH das Recht vor, eine Kopie der Rechnungsbelege sowie jedes einzelnen Dokuments im Zusammenhang mit der Durchführung des Projekts anzufordern. Der Alumniverein ist verpflichtet, sämtliche Dokumente fünf Jahre lang aufzubewahren.

Wer unterzeichnet den Verwendungsnachweis?

Zeichnungsberechtigt sind nur der 1. Vorsitzende oder sein direkter Stellvertreter. Der Schatzmeister oder andere Vorstandsmitglieder dürfen den Zuwendungsvertrag nicht unterschreiben.

Vom Zuwendungsvertrag ist eines der beiden Exemplare umgehend nach Erhalt unterschrieben per Post an die DFH zurückzusenden. Die Rücksendung des Zuwendungsvertrags ist die Voraussetzung für die Überweisung der Fördergelder. (Bitte denken Sie daran, die Kontodaten auf dem Vertrag anzugeben.)

Was geschieht mit den nicht verausgabten Mitteln?

Nicht verausgabte Mittel müssen jedes Jahr bis spätestens 31. Dezember an die DFH zurückerstattet werden. Um Falschüberweisungen zu vermeiden, bitten wir Sie, eine Rücküberweisung erst dann zu tätigen, wenn der Verwendungsnachweis vom zuständigen Sachbearbeiter überprüft wurde.

Die Kontodaten finden Sie im Formular "Verwendungsnachweis".

Bis wann müssen nicht verausgabte Mittel zurückerstattet werden?

Nicht verausgabte Mittel müssen jedes Jahr bis spätestens 31. Dezember an die DFH zurückerstattet werden.

Die späteste Frist für die Zusendung Abrechnung ist der 12. Dezember. Bitte halten Sie diese Frist unbedingt ein! Veranstaltungen am Jahresende sollten entsprechend nicht nach dem 10. Dezember stattfinden.

Welche Informationen muss der Sachbericht enthalten?

Der Sachbericht soll darlegen, was zur Erfüllung des Zuwendungszweckes unternommen wurde und ob der Zweck als erfüllt anzusehen ist. Die DFH begrüßt die Zusendung von Fotos zur Veröffentlichung auf ihrer Webseite.

Was ist mit „Nachweis über den expliziten Hinweis auf die Unterstützung durch die DFH im Rahmen der geförderten Aktivitäten“ gemeint?

Dieser Punkt bezieht sich auf die Öffentlichkeitsarbeit der geförderten Alumnivereine im DFH-Netzwerk. Bitte weisen Sie bei Ihren Projekten in geeigneter Weise auf die Förderung durch die DFH hin (z.B. Veröffentlichung des Logos im Veranstaltungsprogramm, auf der Vereinswebseite, im Jahrbuch oder Fotos vom Veranstaltungsort mit Plakaten, Broschüren oder Werbegeschenken der DFH). Bitte senden Sie nach Abschluss des Projekts ein Foto bzw. ein Belegexemplar oder einen Link an die DFH.

An wen kann man sich bei weiteren Fragen wenden?

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an:
Sandra Leeder
E-Mail: leeder(at)dfh-ufa.org
Tel.: +49 (0)681 / 938 12 322