FAQ Diplômés

Dans quel but l'UFA soutient-elle les activités des associations de diplômés ?

Chaque année, près de 1 500 étudiant*es de l’UFA terminent leurs études binationales ou trinationales avec un double diplôme en poche. Afin d’encourager le plus tôt possible le dialogue et l’échange d’expériences entre étudiant*es et diplômé*es des cursus intégrés, et de favoriser leur mise en réseau, l’UFA soutient les activités des associations de diplômés non seulement financièrement mais aussi en leur proposant un encadrement adapté.

À qui s'adresse le soutien de l'UFA ?

L'UFA soutient uniquement les associations d'étudiants et de diplômés des cursus binationaux et trinationaux mis en œuvre au sein de son réseau. Pour pouvoir bénéficier d'un soutien, il faut posséder le statut officiel d'association (inscription au Répertoire National des Associations/registre des associations).

L'UFA accorde son soutien exclusivement à condition que les buts ou les activités des associations soutenues ne contreviennent pas au droit pénal ou ne soient pas contraires à l'ordre constitutionnel ou à l'idée d'une bonne entente entre les peuples.

Je suis étudiant*e ou diplômé*e de l'UFA et souhaite créer une association de diplômés – qui peut me venir en aide ?

  • Vous trouverez des informations utiles relatives à la création d'une association sous les liens suivants :
  • L'organisation d’une rencontre annuelle des associations de diplômés à Strasbourg permet un échange d’informations et d’expériences entre associations de diplômés actuelles et futures.
  • Sur notre site internet, vous trouverez une liste des associations de diplômés déjà existantes, que vous pourrez contacter pour toute question relative à la création d'une association.
  • L'UFA soutient aussi la création de nouvelles associations de diplômés au sein de son réseau. Si vous souhaitez nous adresser une demande de soutien financier pour une nouvelle association, merci d'utiliser ce formulaire prévu à cet effet

Quelles sont les activités pouvant faire l'objet d'un soutien ?

L’UFA peut soutenir des projets d’associations de diplômés au sein du réseau de l’UFA qui contribuent à la réalisation d’au moins un des objectifs suivants :

  • Promouvoir la mise en réseau et l’échange d’expériences entre étudiants et diplômés de l’UFA
  • Préparer leur entrée dans la vie active et l’évolution de leur carrière professionnelle
  • Garantir la relève au niveau des adhérents de l’association / faire connaître l’association
  • Accroître la notoriété du cursus auprès des futur*es étudiant*es, des multiplicateurs institutionnels et des acteurs économiques
  • Frais de fonctionnement

Exemples :

  • La création de nouvelles associations de diplômés de cursus UFA
  • Des activités qui s’adressent aux étudiant*es et diplômé*es des cursus de l’UFA et encouragent leur mise en réseau :
    • Des manifestations (en présence ou en ligne), comme par exemple des assemblées générales, des séminaires et conférences, des weekends d’intégration pour nouveaux étudiants, des remises de diplômes, etc.
    • D’autres projets tels que la création d’annuaires de diplômés et de sites web, de sacs, de pulls ou d’un logo pour l’association, etc.
  • Des projets qui permettent d’accroître la notoriété du cursus auprès des futur*es étudiant*es, des multiplicateurs institutionnels et des acteurs économiques
  • Frais de fonctionnement de l’association (p.ex. notaire, frais bancaires, frais de port…)

Dans le contexte actuel, ces activités peuvent notamment se dérouler aussi bien en ligne qu‘en présentiel.

À combien s'élève le soutien financier ?

Chaque année, il est possible de bénéficier d’un soutien pour plusieurs manifestations et projets organisés au profit des diplômé*es.
En 2021, le montant total du soutien pouvant être accordé sur l'année peut atteindre à 2 500 euros.

Le soutien peut-il être accordé à plusieurs associations de diplômés au sein d'un même cursus intégré ?

Oui, mais si un cursus compte plusieurs associations de diplômés, comme une en France et une autre en Allemagne, l’UFA ne pourra accorder à l'ensemble de ces associations qu'un soutien global s'élevant au montant maximum en vigueur (actuellement 2 500 euros).

Comment déposer une demande de soutien ?

La demande de soutien s'effectue à l'aide du formulaire prévu à cet effet. Ce formulaire vous permet de faire UNE demande d’allocation PAR ANNÉE CIVILE concernant tous les projets que votre association prévoit de mettre en œuvre cette année. Le cas échéant, veuillez envoyer des documents et justificatifs supplémentaires (p. ex. le récépissé attestant de l'inscription au Répertoire National des Associations au cas où il s'agirait de votre première demande de soutien auprès de l'UFA) par e-mail à alumni(at)dfh-ufa.org.

L’UFA ne peut accorder des subventions que dans la limite des fonds disponibles. Afin que votre demande puisse vous être entièrement accordée, nous vous conseillons vivement de déposer votre demande de soutien avant le 31 mars 2021.

Vous pouvez utiliser les subventions perçues pour un nombre illimité de projets mis en œuvre au courant de l’année, à condition que ces projets correspondent aux directives d'éligibilité de l’UFA. Pour vérification par l’UFA, nous vous prions de bien vouloir nous adresser, PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre, une brève description des activités prévues par le formulaire prévu à cet effet.

Le montant maximum du soutien accordé s’élève en règle générale à 2 500 euros par an et par association. Cas particulier : si un cursus compte plusieurs associations, l’UFA ne pourra accorder à l’ensemble de ces associations qu’un soutien global s’élevant à 2 500 euros. Afin que votre association puisse mettre en œuvre un éventail de projets aussi large que possible, l’UFA vous encourage vivement à solliciter le montant maximum de soutien (2 500 euros). Les allocations qui n’auront pas été dépensées devront être remboursées à l’UFA à la fin de l’année.

Cas exceptionnel : dans le cas de la création d’association, il  existe un formulaire spécifique et d’autres règles sont à respecter.

Existe-t-il une date limite de dépôt des demandes de soutien ?

La date limite de dépôt des demandes de soutien est le 15 novembre 2021. L'attribution d'un soutien s'effectuant en fonction des crédits encore disponibles, il est toutefois préférable que les demandes de soutien soient déposées le plus tôt possible dans l'année (dans le cas idéal avant le 31 mars).

Merci de bien vouloir noter que les demandes de soutien et les descriptions des activités prévues doivent être envoyées PRÉALABLEMENT à la mise en œuvre des projets afin que les fonds puissent être utilisés pour ces derniers. Il n'est PAS POSSIBLE de déposer une demande de soutien rétroactive pour un projet déjà achevé.

En outre, nous attirons votre attention sur le fait qu'il n'est pas possible d'obtenir le versement d'allocations provenant de l'année civile écoulée (celles-ci étant périmées) ni d'effectuer une demande de soutien pour un projet dont la mise en œuvre aura lieu ou sera achevée l'année civile suivante. Dans ce dernier cas, nous vous prions de bien vouloir transmettre votre dossier de demande l'année suivante ou au mois de décembre pour les projets mis en œuvre en tout début d'année.

Quel est le temps nécessaire au traitement des demandes de soutien et des descriptions de projet ?

À partir de la date de dépôt de la demande de soutien, il faut compter au minimum huit à dix semaines avant d'obtenir les aides financières.

Le virement des fonds demandés ne sera fait qu’après réception de la convention d’allocation dûment signée (merci de penser à renseigner vos coordonnées bancaires sur la convention).

Nous vous recommandons de nous envoyer vos descriptions de projet au moins quatre semaines avant la mise en oeuvre de votre projet.

 

En quelle langue la demande de soutien doit-t-elle être rédigée ?

Elle peut être rédigée en français ou en allemand.

Qui peut déposer la demande de soutien ?

1. Lorsque la demande émane d’une association déjà existante, elle sera déposée par le/la président*e ou le/la vice-président*e. Le trésorier/la trésorière ou tout autre membre du bureau ne sont pas autorisés à déposer la demande.

2. Si la demande est destinée à financer la création d’association, elle sera déposée par un*e représentant*e de l’établissement français ou allemand ayant délégation de signature (par exemple par le/la responsable de programme du cursus intégré).

Sous quelle forme la demande de soutien devra-t-elle être adressée à l’UFA ?

Le dépôt des demandes doit se faire au moyen du formulaire prévu à cet effet, par le/la président*e ou le/la vice-président*e de l’association.

Qu'est-ce que la description du projet ?

Nous vous prions de bien vouloir nous adresser, PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre, une brève description des activités prévues par le formulaire prévu à cet effet. Nous examinerons ces projets et vous ferons savoir de manière informelle s’ils sont éligibles à un soutien. L’envoi des descriptions de projets est obligatoire et peut s’échelonner sur toute l’année, indépendamment de la demande de soutien.

À quelles fins les allocations de l'UFA peuvent-elles être utilisées ?

Vous pouvez utiliser les subventions perçues pour un nombre illimité de projets mis en œuvre au courant de l’année civile en cours, à condition que ces projets correspondent aux directives d’éligibilité de l’UFA. Pour vérification par l’UFA, nous vous prions de bien vouloir nous adresser, PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre, une brève description des activités prévues. Nous examinerons ces projets et vous ferons savoir de manière informelle s’ils sont éligibles à un soutien. L’envoi des descriptions de projets est obligatoire et peut s’échelonner sur toute l’année, indépendamment de la demande de soutien.

Veuillez toutefois noter que les allocations ne pourront bénéficier qu’aux projets dont la date de réalisation n’est pas antérieure à la date de dépôt de la demande de soutien. Il n’est pas possible d’utiliser ces allocations de manière rétroactive.

L’UFA est tenue de réclamer le remboursement des allocations utilisées de manière inappropriée.

Est-il possible de bénéficier d'un soutien supplémentaire émanant d’autres organisations (institutions, entreprises, etc.) ?

Un soutien supplémentaire émanant d’autres organisations (institutions, entreprises, etc.) est recommandé, à condition que l’association veille en permanence à ce que la visibilité et la perception de l’UFA en tant que (co-) partenaire soit garantie.

Qu’attend l’UFA des associations de diplômés qu'elle soutient ?

Afin de donner suffisamment de visibilité au soutien financier apporté par l’UFA, celle-ci autorise les associations de diplômés à utiliser le logo « label Alumni » pendant la période de soutien. Ce logo peut être utilisé dans le cadre des activités soutenues, comme dans des publications, lors de manifestations ou sur le site internet des associations. Sur demande, l’UFA peut également transmettre de la documentation et des objets publicitaires à distribuer lors des manifestations soutenues. Les associations de diplômés souhaitant communiquer sur leurs activités (création d’association, rencontre ou autre projet) ont la possibilité de publier un article avec photos sur le site Internet de l’UFA.

 

 

Qu'est-ce qu'un justificatif d'utilisation des allocations ?

Les associations de diplômés ayant bénéficié d’un soutien de l’UFA doivent, à l’issue de la manifestation ou du projet, rendre compte de l’utilisation des allocations reçues en produisant un justificatif d'utilisation des allocations. Il s’agit là d’un principe général de comptabilité publique visant à garantir la bonne utilisation des fonds publics.

Dans quel délai le justificatif d'utilisation des allocations doit-il être remis ?

Puisque vous pourrez utiliser la subvention versée en une seule fois, pour tous les projets de l’année civile en cours, le décompte pour l’ensemble des projets devra être adressé à l’UFA, sans que cela soit expressément demandé, au plus tard 3 semaines après le dernier projet mis en œuvre durant cette même année civile (ou pour les projets réalisés en fin d’année jusqu'au 15 décembre 2021 dernier délai).

La date limite d’envoi du décompte est fixée au 15 décembre 2021. Merci d’utiliser le formulaire prévu à cet effet et de respecter impérativement ce délai. Les manifestations de fin d’année ne devront par conséquent pas avoir lieu après le 15 décembre.

Les reliquats sont à rembourser à l’UFA jusqu’au 20 décembre 2021 au plus tard.

Où peut-on se procurer le formulaire « Justificatif d’utilisation des fonds versés en faveur des activités des associations de diplômés de l’Université franco-allemande » ?

Vous pouvez télécharger ce formulaire ici.

Que faut-il indiquer dans le « compte de gestion » ?

Le « compte de gestion » doit lister l’ensemble des dépenses, par projet, couvertes par les allocations de l'UFA pour chacun des projets mis en œuvre durant l'année civile en cours. Il s’agit des frais de déplacement et de restauration, frais de fonctionnement et autres frais liés au projet (indemnité des intervenants, location de locaux pour la manifestation, frais pour le programme cadre, etc.). Ne peuvent être couvertes par les allocations de l’UFA que les dépenses dont l'éligibilité au regard des directives concernant l’utilisation des allocations de l’UFA a été confirmée par l'UFA PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre par le biais du formulaire prévu à cet effet.

Merci de vérifier l’exactitude du décompte avant de l’envoyer.

Le cas échéant, veuillez également indiquer dans le formulaire les autres organismes qui ont soutenu votre projet, soit financièrement (mentionner, dans ce cas, le montant des aides reçues) soit sous forme de prestations en nature.

Faut-il envoyer une copie des factures ?

Non. Dans le cadre du contrôle des informations transmises par votre association, l’UFA se réserve le droit de demander une copie des pièces comptables et de tout autre document relatif à la mise en œuvre du projet. L’intégralité des documents devra être conservée par l’association de diplômés pendant cinq ans.

Par qui le justificatif d'utilisation des fonds doit-il être signé?

Le justificatif d’utilisation des fonds ne pourra être signé que par le/la président*e ou le/la vice-président*e de l’association. Le trésorier/la trésorière ou tout autre membre du bureau ne sont pas autorisés à y apposer leur signature.

Un des deux exemplaires de la convention d’allocation devra être transmis par retour de courrier à l’UFA, après avoir été signé. Le renvoi de la convention d’allocation est la condition préalable au versement de la subvention (n’oubliez pas de mentionner vos coordonnées bancaires sur la convention).

Qu’advient-il des allocations non dépensées ?

Les allocations non dépensées doivent être remboursées à l’UFA, au plus tard, le 20 décembre 2021. Afin d’éviter des erreurs de virement, nous vous demandons de procéder au remboursement uniquement lorsque le justificatif d’allocation aura été contrôlé par la personne en charge de votre dossier.

Vous trouverez les coordonnées bancaires sur le formulaire « Justificatif d’utilisation des fonds ».

Dans quel délai les allocations non dépensées doivent-t-elles être remboursées ?

Les allocations non dépensées devront être remboursées à l’UFA, au plus tard, le 20 décembre 2021.

La date limite d’envoi du décompte est fixée au 15 décembre 2021 dernier délai. Merci de respecter impérativement ce délai ! Les manifestations de fin d’année ne devront par conséquent pas avoir lieu après le 15 décembre.

Quelles sont les informations devant figurer dans le rapport d’activités ?

Ce rapport doit exposer les activités mises en œuvre et préciser si l’objectif fixé peut être considéré comme atteint. L'UFA encourage la transmission de photo pour publication sur son site web.

Qu’entend-on par « Justificatif de la mention explicite du soutien de l'UFA dans le cadre des activités soutenues » ?

Ce point concerne les actions de communication des associations de diplômés soutenues au sein du réseau UFA. Nous vous remercions de bien vouloir publier le logo « Label Alumni »  dans vos documents d’information, dans le programme de vos manifestations ou sur votre site Internet. À l'issue du projet, merci de bien vouloir envoyer une photo, un exemplaire justificatif ou un lien à l'UFA prouvant la publication de ce logo.

Comment puis-je commander de la documentation sur l'UFA ?

Si vous souhaitez recevoir des brochures sur l'UFA, vous pouvez passer commande par le biais de ce formulaire.

Vous trouverez les versions numériques de ces brochures dans la rubrique "téléchargements".

À qui s'adresser en cas de questions ?

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez-vous adresser à :

E-mail : alumni(at)dfh-ufa.org
Tél : +49 (0)681  938 12 100