E.I. Assurance-qualité pour les programmes d’études

Dans le cadre du suivi de l’assurance-qualité des programmes d’études, le Secrétariat de l’UFA effectue un contrôle à trois niveaux :

les rapports des étudiants,
les justificatifs d’utilisation des allocations (partie comptable et rapport d’activités),
le suivi des flux d’étudiants et des doubles diplômés.

Les rapports d’étudiants et les justificatifs d’utilisation des allocations sont produits et contrôlés chaque année.

Le suivi des flux d’étudiants et des doubles diplômés est établi pour chaque évaluation du cursus d’études considéré.

Les principaux thèmes abordés dans le rapport des étudiants et le rapport d’activité sont structurés de manière analogue afin de permettre une meilleure comparaison entre les éléments apportés par les étudiants d’une part et les responsables de programmes d’autre part (langues, encadrement des étudiants, complémentarité des enseignements…).

Rapports d’étudiants

Il est demandé aux étudiants d’aborder les principaux points suivants :

la préparation au séjour dans le pays partenaire et l’encadrement dans l’établissement partenaire,
la préparation en langues,
le déroulement et les conditions des études et des examens dans l’établissement partenaire,
le financement des études,
la plus-value interculturelle,
les mesures d’insertion sur le marché du travail.

Ces rapports sont complétés par les étudiants à plusieurs moments de leur cursus : lors de la première inscription, puis au moment de la réinscription faisant suite au séjour dans le pays partenaire et enfin dans le cadre du rapport final complété à la fin des études. Les rapports d’étudiants sont pris en compte dans l’évaluation administrative des cursus d’études, transmis aux responsables de programmes, qui peuvent prendre position s’ils le souhaitent, puis mis à la disposition des experts sur un site sécurisé de l’UFA accessible aux experts pendant la période d’évaluation.

Justificatif d’utilisation des allocations

Chaque établissement doit rendre compte de l’utilisation des allocations versées par l’UFA au terme de l’année universitaire, au plus tard pour le 31 octobre de chaque année.
Le justificatif est contrôlé aux niveaux formels et comptables, sur la base des directives relatives à l’utilisation des allocations en vigueur.
Si une irrégularité est constatée, l’établissement est immédiatement contacté pour un complément d’information.
Si l’irrégularité est avérée (par exemple une dépense non éligible), elle entraîne une demande de remboursement.
Si l’établissement ne peut pas justifier l’éligibilité de la dépense, le remboursement est demandé.
Si ce remboursement n’est pas effectué dans les temps, l’établissement est relancé à différents niveaux, puis mis en demeure de payer.

Rapport d’activités

Il est demandé aux responsables de programmes d’aborder les principaux thèmes suivants :

Étudiants : sélection, abandon des études, doubles diplômés, encadrement des étudiants, groupe commun…
Cursus d’études : cours spécifiques attestant le caractère binational du programme d’études, langues, stages…
Divers : autres financements, perspectives de développement du programme d’études…

Ce rapport est à compléter une fois par an en ligne par les responsables de programmes et à valider au plus tard le 31 octobre de chaque année. La signature de la direction de l’établissement peut être différée jusqu’au 31 décembre.

Ce rapport est systématiquement exploité dans le cadre du contrôle du justificatif d’utilisation des allocations. Les appréciations et les rapports sont mis à la disposition des experts.

Le résultat est enregistré sur le système Intranet de l’UFA, lequel constitue un rapport interne du cursus d’études.

Le point consacré aux abandons des études est particulièrement surveillé, notamment lorsque le nombre d’abandons est trop élevé ou lorsqu’un abandon a lieu à la suite d’un dysfonctionnement grave du cursus d’études.

Contrôle du justificatif d’utilisation des allocations

Les résultats du contrôle des justificatifs d’utilisation des allocations (partie comptable et rapport d’activité) sont pris en compte dans le cadre de l’évaluation administrative des cursus d’études.

Évolution des flux d’étudiants et des doubles diplômés

Pour chaque cursus d’études à réévaluer le Secrétariat de l’UFA établit un tableau récapitulant l’évolution des flux des étudiants et des doubles diplômés de la période de soutien écoulée. Ces tableaux sont intégrés dans les formulaires de demande de soutien ainsi que dans les fiches d’évaluation et ainsi transmis aux experts.

Visite sur site

L’UFA se réserve, sur proposition de la commission scientifique et dans le cadre de l’évaluation, mais dans un usage limité et exceptionnel, la possibilité de procéder à une visite sur site.

Cette visite sur site a pour objectif une meilleure connaissance des établissements partenaires et une vérification de l’application sur site des critères de qualité, et plus globalement, la mise en place d’un accompagnement dans le développement de la coopération franco-allemande.

Composition de l’équipe en charge de la visite sur site

La visite sur site est effectuée par un membre de la direction de l’UFA ou de la commission scientifique, une personnalité qualifiée choisie par l’UFA pour cette mission et un collaborateur du Secrétariat.

Déroulement

La direction de l’établissement est informée de la visite sur site par courrier de la direction de l’UFA six semaines à l’avance. Pendant ce délai, le contrôle est préparé par le Secrétariat de l’UFA qui prépare et rassemble tous les documents nécessaires au bon déroulement de cette visite.
Les visites sur site sont l’occasion de rencontrer la direction de l’établissement, les responsables de programmes, les étudiants du cursus d’études ainsi que les collaborateurs administratifs et financiers de l’établissement.

Conséquences de la visite

À l’issue de la visite sur site, le Secrétariat de l’UFA établit un rapport de visite. Ce dernier est transmis pour accord à l’expert qui a participé à la visite, puis au président de l’UFA.
Il sera ensuite adressé à la direction de l’établissement visité pour réaction avant validation définitive.
Un exemplaire du rapport est envoyé à l’établissement et un autre conservé à l’UFA. Le rapport est transmis à la commission scientifique pour prise en compte lors de la prochaine évaluation.

Conséquences en cas de manquements

Lors de la procédure de demande de soutien et d’évaluation

Dossier incomplet ou adressé hors délai :

Dans ce cas, la coopération ne peut pas prétendre au traitement de son dossier. Il appartient au Secrétariat de décider si les documents manquants pourront être fournis ultérieurement et si la demande de soutien peut encore être transmise sous forme lacunaire pour évaluation. Cette décision est prise par la direction de l’UFA sur avis du département gestionnaire du programme de soutien correspondant au sein de l’UFA.

Questions apparaissant durant l’évaluation :

Dans le cas où les experts constatent, dans le dossier de demande de soutien, des imprécisions qui nécessitent des informations complémentaires de la part de la coopération et doivent impérativement être clarifiées pour l’évaluation de la demande, il y a lieu de noter que :

l’établissement demandeur est seul responsable du soin apporté à remplir et à compléter le formulaire de demande de soutien ;
les experts doivent être en mesure de déterminer sans équivoque si l’établissement demandeur satisfait ou non aux critères de soutien : c’est pourquoi ils ne peuvent uniquement évaluer que ce qui est clairement formulé ;
si une équivoque subsiste, l’évaluation ne peut pas avoir lieu et aucun point ne pourra être attribué dans le paramètre d’évaluation concerné ;
les informations complémentaires demandées par les experts peuvent uniquement être fournies durant la période de traitement individuel des dossiers de demande de soutien par les experts et avant la réunion des groupes d’évaluation. Pendant ce temps, les experts peuvent s’adresser au département gestionnaire du programme de soutien concerné du Secrétariat de l’UFA pour obtenir de plus amples informations. Celui-ci se mettra en rapport avec l’établissement porteur du projet afin d’obtenir des éclaircissements ;
les informations complémentaires fournies après la réunion des groupes d’évaluation ne sont pas prises en compte.

Prise de position des porteurs de projets après la notification de décision du conseil d’université :

Les porteurs de projets ont la possibilité de prendre position par rapport à la décision du conseil d’université et à l’avis d’expertise, ou de commenter cet avis. La prise de position devra être adressée au Secrétariat de l’UFA. Le département gestionnaire du programme de soutien concerné traitera le dossier et préparera la réponse, qui émanera de la présidence de l’UFA. La décision du conseil d’université reste cependant irrévocable.

Modifications effectuées durant la période de soutien :

Lorsqu’un cursus d’études soutenu connaît des transformations durant la période de soutien, à quelque niveau que ce soit, par rapport au projet initialement évalué de manière positive par les experts, ce changement doit être communiqué et justifié vis-à-vis du Secrétariat.

Cette règle s’applique également si des données significatives relatives au formulaire de demande de soutien doivent être modifiées.

Le Secrétariat demande des informations sur la nature et l’ampleur des changements. Il adresse le tout au président du groupe d’évaluation et au président de la commission scientifique qui décident s’il y a lieu ou non de procéder à une nouvelle évaluation.

Dysfonctionnements de fond constatés durant la période de soutien :

Il y a dysfonctionnement lorsque les critères de qualité sur la base desquels la demande de soutien a été évaluée positivement ne sont pas transposés dans la pratique.

En cas d’impossibilité de remédier immédiatement aux dysfonctionnements constatés, le Secrétariat sera chargé par la direction de l’UFA de fixer aux établissements partenaires un délai réaliste au cours duquel ces améliorations devront être apportées. Le Secrétariat de l’UFA contrôlera le respect du délai fixé et la mise en œuvre des modifications à effectuer. En cas de dysfonctionnements graves, le dossier sera soumis aux experts ayant traité la dernière demande de soutien ou bien au président du groupe d’évaluation concerné et/ou au président de la commission scientifique, à des fins de réexamen.

Si aucune décision ne peut être prise dans ce cadre, le dépôt d’une nouvelle demande de soutien à l’échéance la plus proche sera nécessaire.

Manquements administratifs :

Le constat lors du contrôle des justificatifs d’utilisation des allocations de l’inéligibilité d’une dépense entraîne le remboursement du montant en question par l’établissement.

Le constat de vice de forme (par exemple document ou signature manquant) entraîne des courriers de rappel portant la signature du chef de département pour le premier, du secrétaire général pour le deuxième et du président pour le troisième et dernier.

Lorsque le contact avec un établissement et/ou son responsable de programme est particulièrement difficile, une notation négative est attribuée à ce partenaire lors de l’évaluation administrative par le Secrétariat de l’UFA.

Dispositions finales :

La direction de l’UFA se réserve le droit de mettre en œuvre d’autres sanctions lorsque les moyens précédemment évoqués restent inopérants. Il est également donné, sous réserve d’information des instances concernées, pouvoir au Secrétariat de l’UFA de faire évoluer la présente charte afin de l’adapter aux nouvelles exigences décidées par ces mêmes instances, et/ou aux nouveaux appels à projets de ses programmes de soutien.