L’UFA établit des conventions d’allocations avec ses établissements partenaires entre les mois de septembre et novembre de l’année universitaire en cours. Dès que la convention dûment complétée et signée est retournée à l’UFA, le montant de la subvention correspondant aux aides à la mobilité peut être versé à l’établissement correspondant. L’établissement est ensuite chargé de reverser ces aides à la mobilité aux étudiants concernés.
Ce reversement doit en principe se faire dans un délai de trois semaines après réception du virement de l’UFA.