D.II. Évaluation des programmes d’études et des programmes de PhD-Track

Les séquences de l’évaluation et des décisions sont les suivantes :

• les dossiers de demande de soutien doivent être déposés pour le 31 octobre par voie informatique sur le site de l’UFA, une manifestation d’intérêt ayant été déposée au préalable avant le 30 juin.
• les dossiers de demande de soutien sont transmis aux experts à la mi-décembre de l’année considérée, également sous forme électronique sur un site sécurisé.
• les experts disposent d’environ quatre semaines pour l’expertise individuelle et pour la concertation avec leur partenaire de tandem.
• la réunion commune de tous les experts, fonctionnant sous forme de groupes d’évaluation disciplinaires, est organisée pour la mi-février ; les présidents de groupe d’évaluation font un compte-rendu des travaux de leurs groupes respectifs pour transmission à la commission scientifique.
• la réunion d’évaluation est suivie de la réunion de la commission scientifique à la mi-mars : celle-ci statue sur les résultats de l’évaluation et transmet ses recommandations au conseil d’université.
• la réunion délibérative du conseil d’université a lieu en principe en avril.
• les résultats de l’évaluation sont communiqués aux établissements suite à ce conseil d’université.

Les étapes du processus d’évaluation et de décision

L’évaluation est une procédure complexe en 4 étapes :

Une évaluation formelle et administrative

Le Secrétariat de l’UFA effectue une évaluation formelle de tous les dossiers de demande de soutien afin d’en vérifier la conformité et la recevabilité de principe. En cas de lacunes, le Secrétariat veillera, dans la mesure du possible, à ce que ces lacunes soient comblées par les responsables de programmes, avant de transmettre ensuite la demande aux experts.

Pour des programmes d´études déjà soutenus par l’UFA, le Secrétariat de l’UFA procède dans une étape supplémentaire d’abord à une évaluation administrative qui tient compte du bilan (antériorité, cohortes d’étudiants, identification du programme avec l’UFA, justificatif d’utilisation des allocations…) avant de procéder à la démarche précisée dans le paragraphe précédent.

Une évaluation scientifique subdivisée en 2 étapes :

Tandems d’experts

À l’issue de l’étape formelle et administrative, les experts procèdent individuellement à l’évaluation disciplinaire et scientifique (à la fois du plan d’études et des contenus) des programmes d’études.

Cette expertise individuelle est menée par chacun des membres du tandem d’experts franco-allemand, sur la base des fiches d’évaluation prévues à cet effet, tous les tandems d’experts du groupe d’évaluation considéré se retrouvant ensuite au sein d’une réunion de travail commune.

Réunion d’évaluation

À cet effet, la commission scientifique a institué plusieurs groupes d’évaluation disciplinaires, dirigés par un président de groupe secondé par un vice-président, désignés en concertation, par le président de l’Université franco-allemande et le président de la commission scientifique.

La fonction de ces présidents et vice-présidents consiste à diriger les travaux de leur groupe d’évaluation respectif, à en faire un compte-rendu et en présenter les résultats à la commission Scientifique, ainsi qu’à garantir la qualité de la procédure, conformément aux principes de qualité de l’UFA.

Les groupes d’évaluation disciplinaires sont chargés :

• de garantir un maximum d’objectivité en se mettant mutuellement d’accord sur le résultat de l’évaluation et sur l’appréciation générale d’une coopération,
• d’établir un classement de l’ensemble des cursus d’études évalués dans leur groupe d’évaluation en les répartissant dans l’une des trois catégories : à soutenir, à discuter, à ne pas soutenir,
• de formuler un commentaire commun résumant leur expertise, les points forts et les points faibles du dossier, ainsi que leurs recommandations pour la commission scientifique,
• d’examiner les cas litigieux en vue de décider, le cas échéant, leur renvoi à la commission scientifique.

 

Proposition de soutien et décision

La commission scientifique constitue la principale instance en matière de délibération et de préparation des décisions, notamment lorsque des cas litigieux ou diversement notés doivent être traités.
Elle peut les réexaminer et formuler à son tour des recommandations pour le conseil d’université de l’UFA.
Les décisions du conseil d’université en matière de politique de soutien sont celles qui seront appliquées en définitive.

Pour les demandes de prolongation de soutien ayant fait l’objet d’une évaluation négative, les étudiants déjà inscrits dans le cursus bénéficient du principe de respect des engagements pris.

Après la prise de décision du conseil d’université, les résultats sont communiqués par courrier et dans les meilleurs délais aux établissements demandeurs. Les commentaires des experts sont joints à la notification de la décision du conseil d’université, sous forme anonyme.
Tout projet non soutenu peut présenter une nouvelle demande de soutien à la campagne d’évaluation suivante.