FAQ Diplômés

Dans quel but l'UFA soutient-elle les activités des associations de diplômés ?

Chaque année, près de 1 500 étudiants de l’UFA terminent leurs études binationales ou trinationales avec un double diplôme en poche. Afin d’encourager le plus tôt possible le dialogue et l’échange d’expériences entre étudiants et diplômés des cursus intégrés, et de favoriser leur mise en réseau, l’UFA soutient les activités des associations de diplômés non seulement financièrement mais aussi en leur proposant un encadrement adapté.

À qui s'adresse le soutien de l'UFA ?

L'UFA soutient uniquement les associations d'étudiants et de diplômés des cursus binationaux et trinationaux mis en œuvre au sein de son réseau. Pour pouvoir bénéficier d'un soutien, il faut posséder le statut officiel d'association.

Je suis étudiant/e ou diplômé/e de l'UFA et souhaite créer une association de diplômés – qui peut me venir en aide ?

  • L'organisation d’une rencontre annuelle des associations de diplômés à Strasbourg permet un échange d’informations et d’expériences entre associations de diplômés actuelles et futures.

Quelles sont les activités pouvant faire l'objet d'un soutien ?

L’UFA peut soutenir des projets d’associations de diplômés au sein du réseau de l’UFA qui contribuent à la réalisation d’au moins un des objectifs suivants :

• Promouvoir la mise en réseau et l’échange d’expériences entre étudiants et diplômés de l’UFA
• Préparer leur entrée dans la vie active et l’évolution de leur carrière professionnelle
• Garantir la relève au niveau des adhérents de l’association / faire connaître l’association
• Frais de fonctionnement

Exemples :

• La création de nouvelles associations de diplômés au sein des cursus de l’UFA
• L'organisation de manifestations, telles que des assemblées générales, des séminaires et conférences, des week-ends d'intégration, des cérémonies de remise de diplômes, etc.
• Des projets mis en œuvre à l'attention des diplômés comme la réalisation d'annuaires de diplômés, de sites internet, de logos, de pullovers à l'effigie d'une association, etc.
• Afin de promouvoir les relations diplômés au sein de ses cursus intégrés, l'UFA soutient également des projets destinés aux étudiants (ex : voyages d'études)
• Coûts liés à la gestion de l’association (frais de notaire, de port, de tenue de compte, …)

À combien s'élève le soutien financier ?

Chaque année, il est possible de bénéficier d’un soutien pour plusieurs manifestations et projets organisés au profit des diplômés.
En 2018, le montant total du soutien pouvant être accordé sur l'année peut atteindre jusqu'à 2 500 euros.

Le soutien peut-il être accordé à plusieurs associations de diplômés au sein d'un même cursus intégré ?

Oui, mais si un cursus compte plusieurs associations de diplômés, comme une en France et une autre en Allemagne, l’UFA ne pourra accorder à l'ensemble de ces associations qu'un soutien global s'élevant au montant maximum en vigueur (actuellement 2 500 euros).

Comment déposer une demande de soutien ?

La demande de soutien s'effectue à l'aide du formulaire prévu à cet effet. Ce formulaire vous permet de faire une demande d’allocation PAR ANNÉE CIVILE concernant tous les projets que votre association prévoit de mettre en œuvre cette année. Les documents et justificatifs mentionnés dans ce formulaire devront être joints au dossier de demande. Vous pouvez faire parvenir le dossier dûment complété et signé par e-mail, sous forme scannée à leeder(at)dfh-ufa.org.

L’UFA ne peut accorder des subventions que dans la limite des fonds disponibles. Afin que votre demande puisse vous être entièrement accordée, nous vous conseillons vivement de déposer votre demande de soutien avant le 31 janvier.

Vous pouvez utiliser les subventions perçues pour un nombre illimité de projets mis en œuvre au courant de l’année, à condition que ces projets correspondent aux directives d'éligibilité de l’UFA. Pour vérification par l’UFA, nous vous prions de bien vouloir nous adresser, PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre, une brève description des activités prévues.

Le montant maximum du soutien accordé s’élève en règle générale à 2 500 euros par an et par association. Cas particulier : si un cursus compte plusieurs associations, l’UFA ne pourra accorder à l’ensemble de ces associations qu’un soutien global s’élevant à 2 500 euros. Afin que votre association puisse mettre en œuvre un éventail de projets aussi large que possible, l’UFA vous encourage vivement à solliciter le montant maximum de soutien (2 500 euros). Les allocations qui n’auront pas été dépensées devront être remboursées à l’UFA à la fin de l’année.

Cas exceptionnel : dans le cas de la création d’association, il  existe un formulaire spécifique et d’autres règles sont à respecter.

Existe-t-il une date limite de dépôt des demandes de soutien ?

Non. Pour les projets mis en œuvre durant l'année civile, les demandes de soutien, ainsi que les brèves descriptions de ces derniers peuvent être transmises à l'UFA jusqu'au 1er décembre de l'année en cours. L'attribution d'un soutien s'effectuant en fonction des crédits encore disponibles, il est toutefois préférable que les demandes de soutien soient déposées le plus tôt possible dans l'année.

Merci de bien vouloir noter que les demandes de soutien et les descriptions des activités prévues doivent être envoyées PRÉALABLEMENT à la mise en œuvre des projets afin que les fonds puissent être utilisés pour ces derniers. Il n'est PAS POSSIBLE de déposer une demande de soutien rétroactive pour un projet déjà achevé.

En outre, nous attirons votre attention sur le fait qu'il n'est pas possible d'obtenir le versement d'allocations provenant de l'année civile écoulée (celles-ci étant périmées) ni d'effectuer une demande de soutien pour un projet dont la mise en œuvre aura lieu ou sera achevée l'année civile suivante. Dans ce dernier cas, nous vous prions de bien vouloir transmettre votre dossier de demande l'année suivante ou au mois de décembre pour les projets mis en œuvre en tout début d'année.

Quel est le temps nécessaire au traitement des demandes de soutien ?

À partir de la date de dépôt de la demande de soutien, il faut compter au minimum huit à dix semaines avant d'obtenir les aides financières.

Le virement des fonds demandés ne sera fait qu’après réception de la convention d’allocation dûment signée (merci de penser à renseigner vos coordonnées bancaires sur la convention).

En quelle langue la demande de soutien doit-t-elle être rédigée ?

Elle peut être rédigée en français ou en allemand.

Par qui la demande de soutien doit-t-elle être signée ?

1. Lorsque la demande émane d’une association déjà existante, elle sera déposée par l'instance dirigeante de l’association de diplômés, à savoir par son président ou son vice-président. Le trésorier ou tout autre membre du bureau ne sont pas autorisés à y apposer leur signature.

2. Si la demande est destinée à financer une manifestation de création d’association, elle sera déposée par un représentant de l’établissement français ou allemand ayant délégation de signature (par exemple par le responsable de programme du cursus intégré).

Sous quelle forme la demande de soutien devra-t-elle être adressée à l’UFA ?

La demande signée pourra être adressée à l’UFA par courrier postal ou électronique à leeder(at)dfh-ufa.org (sous forme scannée).

À quelles fins les allocations de l'UFA peuvent-elles être utilisées ?

Vous pouvez utiliser les subventions perçues pour un nombre illimité de projets mis en œuvre au courant de l’année civile en cours, à condition que ces projets correspondent aux directives d’éligibilité de l’UFA. Pour vérification par l’UFA, nous vous prions de bien vouloir nous adresser, PRÉALABLEMENT à leur mise en œuvre, une brève description des activités prévues. Nous examinerons ces projets et vous ferons savoir de manière informelle s’ils sont éligibles à un soutien. L’envoi des descriptions de projets est obligatoire et peut s’échelonner sur toute l’année, indépendamment de la demande de soutien.

Veuillez toutefois noter que les allocations ne pourront bénéficier qu’aux projets dont la date de réalisation n’est pas antérieure à la date de dépôt de la demande de soutien. Il n’est pas possible d’utiliser ces allocations de manière rétroactive.

L’UFA est tenue de réclamer le remboursement des allocations utilisées de manière inappropriée.

Qu’attend l’UFA des associations de diplômés qu'elle soutient ?

Dans le cadre des activités soutenues, l’allocataire s’engage à communiquer de manière explicite sur le soutien financier qui lui est accordé par l’UFA. L’UFA met à disposition des associations de diplômés le logo « label Alumni » à publier dans les documents d'information, le programme des manifestations organisées ou les sites internet. L’UFA invite les associations soutenues à l'autoriser à publier sur son site internet le rapport d'activité qu'elles sont tenues de rédiger sur toute rencontre ou projet ayant fait l’objet d’un soutien.

Qu'est-ce qu'un justificatif d'utilisation des allocations ?

Les associations de diplômés ayant bénéficié d’un soutien de l’UFA doivent, à l’issue de la manifestation ou du projet, rendre compte de l’utilisation des allocations reçues en produisant un justificatif d'utilisation des allocations. Il s’agit là d’un principe général de comptabilité publique visant à garantir la bonne utilisation des fonds publics.

Dans quel délai le justificatif d'utilisation des allocations doit-il être remis ?

Puisque vous pourrez utiliser la subvention versée en une seule fois, pour tous les projets de l’année civile en cours, le décompte pour l’ensemble des projets et, le cas échéant, le remboursement des allocations non utilisées s’effectuera de manière groupée en fin d’année.

La date limite d’envoi du décompte est fixée au 12 décembre de l’année en cours. Merci d’utiliser le formulaire prévu à cet effet et de respecter impérativement ce délai. Les manifestations de fin d’année ne devront par conséquent pas avoir lieu après le 10 décembre.

Les reliquats sont à rembourser à l’UFA jusqu’au 31 décembre au plus tard.

Où peut-on se procurer le formulaire « Justificatif d’utilisation des fonds versés en faveur des activités des associations de diplômés de l’Université franco-allemande » ?

Que faut-il indiquer dans le « compte de gestion » ?

Le « compte de gestion » doit lister l’ensemble des dépenses, par projet, couvertes par les allocations de l'UFA pour chacun des projets mis en œuvre durant l'année civile en cours. Il s’agit des frais de déplacement et de restauration, frais de fonctionnement et autres frais liés au projet (indemnité des intervenants, location de locaux pour la manifestation, frais pour le programme cadre, etc.). Ne peuvent être couvertes par les allocations de l’UFA que les dépenses « éligibles » au regard des directives concernant l’utilisation des allocations de l’UFA.

Merci de vérifier l’exactitude du décompte avant de l’envoyer.

Le cas échéant, veuillez également indiquer dans le formulaire les autres organismes qui ont soutenu votre projet, soit financièrement (mentionner, dans ce cas, le montant des aides reçues) soit sous forme de prestations en nature.

Faut-il envoyer une copie des factures ?

Non. Dans le cadre du contrôle des informations transmises par votre association, l’UFA se réserve le droit de demander une copie des pièces comptables et de tout autre document relatif à la mise en œuvre du projet. L’intégralité des documents devra être conservée par l’association de diplômés pendant cinq ans.

Par qui le justificatif d'utilisation des fonds doit-il être signé?

Le justificatif d’utilisation des fonds ne pourra être signé que par le président ou le vice-président de l’association. Le trésorier ou tout autre membre du bureau ne sont pas autorisés à y apposer leur signature.

Un des deux exemplaires de la convention d’allocation devra être transmis par retour de courrier à l’UFA, après avoir été signé. Le renvoi de la convention d’allocation est la condition préalable au versement de la subvention (n’oubliez pas de mentionner vos coordonnées bancaires sur la convention).

Qu’advient-il des allocations non dépensées ?

es allocations non dépensées doivent être remboursées à l’UFA, au plus tard, le 31 décembre de l’année civile en cours. Afin d’éviter des erreurs de virement, nous vous demandons de procéder au remboursement uniquement lorsque le justificatif d’allocation aura été contrôlé par la personne en charge de votre dossier.

Vous trouverez les coordonnées bancaires sur le formulaire « Justificatif d’utilisation des fonds ».

Dans quel délai les allocations non dépensées doivent-t-elles être remboursées ?

Les allocations non dépensées devront être remboursées à l’UFA, au plus tard, le 31 décembre de l’année civile en cours.

La date limite d’envoi du décompte est fixée au 12 décembre de l’année en cours. Merci de respecter impérativement ce délai ! Les manifestations de fin d’année ne devront par conséquent pas avoir lieu après le 10 décembre.

Quelles sont les informations devant figurer dans le rapport d’activités ?

Ce rapport doit exposer les activités mises en œuvre et préciser si l’objectif fixé peut être considéré comme atteint. L'UFA se félicite de toute photo lui étant envoyée pour publication sur son site internet.

Qu’entend-on par « Justificatif de la mention explicite du soutien de l'UFA dans le cadre des activités soutenues » ?

Ce point concerne les actions de communication des associations de diplômés soutenues au sein du réseau UFA. Si votre demande est acceptée, le logo « Label Alumni » vous sera envoyé par e-mail, afin d'être publié dans vos documents d’information, dans le programme de vos manifestations ou sur votre site Internet. À l'issue du projet, merci de bien vouloir envoyer une photo, un exemplaire justificatif ou un lien à l'UFA prouvant la publication de ce logo.

À qui s'adresser en cas de questions ?

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez-vous adresser à :
Sandra Leeder
E-mail : leeder(at)dfh-ufa.org
Tél : +49 (0)681  938 12 322