E.I. Qualitätssicherung von Studiengängen

Die Qualitätssicherung von Studiengängen beinhaltet eine Prüfung durch das Sekretariat der DFH auf drei Ebenen:

  • Studierendenberichte
  • Verwendungsnachweise (zahlenmäßiger Nachweis und Sachbericht)
  • Entwicklung der Studierendenflüsse und der Anzahl der Doppeldiplomierten.

 

Die Studierendenberichte und die Verwendungsnachweise werden jedes Jahr eingereicht und geprüft.

Bei jeder Begutachtung der einzelnen Studiengänge wird eine Übersicht über die Studierendenflüsse und Doppeldiplomierten erstellt.

Studierendenbericht und Sachbericht sind analog gegliedert, um eine Vergleichbarkeit der Angaben der Studierenden mit denen der Programmbeauftragten zu ermöglichen (Sprachen, Betreuung der Studierenden, Komplementarität des Studienangebots usw.).

Studierendenberichte

Die Studierenden werden gebeten, zu folgenden Hauptpunkten Stellung zu nehmen:

  • Vorbereitung auf den Aufenthalt im Partnerland sowie Betreuung an der Partnerhochschule
  • sprachliche Vorbereitung
  • Ablauf und Bedingungen des Studiums und der Prüfungen an der Partnerhochschule
  • Studienfinanzierung
  • interkultureller Mehrwert
  • Maßnahmen zur Eingliederung in den Arbeitsmarkt.

 

Die Studierendenberichte werden zu verschiedenen Zeitpunkten des Studiums ausgefüllt: bei der Einschreibung, bei der Rückmeldung nach dem Aufenthalt im Partnerland und schließlich in Rahmen des Abschlussberichts am Ende des Studiums. Die Studierendenberichte fließen in die administrative Begutachtung der Studiengänge ein und werden den Programmbeauftragten übermittelt, die dazu Stellung nehmen können, wenn sie möchten. Anschließend werden die Berichte während des Evaluationszeitraums den Gutachtern über eine passwortgeschützte Internetseite zur Verfügung gestellt.

Verwendungsnachweise

Jede Hochschule muss am Ende des akademischen Jahres, auf jeden Fall spätestens bis zum 31.10., einen Nachweis über die Verwendung der von der DFH gezahlten Zuwendungen vorlegen.
Die Verwendungsnachweise werden gemäß den aktuellen Verwendungsrichtlinien formal und rechnerisch überprüft.
Sollten hierbei Unstimmigkeiten festgestellt werden, setzt sich die DFH unverzüglich mit der betreffenden Hochschule in Verbindung.
Sollten sich die Unstimmigkeiten (z. B. im Falle einer nicht förderfähigen Ausgabe) bestätigen, wird die Hochschule um eine Rückerstattung des entsprechenden Betrags gebeten.
Kann die Hochschule die Ausgabe nicht nachvollziehbar begründen, werden die zu viel verausgabten Mittel zurückgefordert.
Erfolgt die Rückzahlung nicht fristgerecht, erhält die Hochschule in einem abgestuften Verfahren Zahlungserinnerungen und schließlich eine Mahnung.

Sachbericht

Die Programmbeauftragten werden gebeten, zu den folgenden Hauptthemen Stellung zu nehmen:

  • Studierende: Auswahl, Studienabbruch, Doppeldiplomierte, Betreuung der Studierenden, gemeinsame Studierendengruppe usw.
  • Studiengänge: spezifische Lehreinheiten, die den binationalen Charakter des Studiengangs belegen, Sprachen, Praktika usw.
  • Sonstiges: zusätzliche Finanzierungsmittel, Entwicklungsperspektiven für den Studiengang usw.

 

Dieser Bericht muss von den Programmbeauftragten jedes Jahr bis spätestens zum 31. Oktober online ausgefüllt und eingereicht werden. Die Unterschrift der jeweiligen Hochschulleitung kann bis zum 31. Dezember nachgereicht werden.

Der Bericht wird im Rahmen der Prüfung der Verwendungsnachweise systematisch ausgewertet. Die Bewertungen und Berichte werden den Gutachtern zur Verfügung gestellt.

Die Auswertungsergebnisse werden im Intranet-System der DFH abgelegt und dienen als interner Bericht für den betreffenden Studiengang.

Ein besonderes Augenmerk gilt den Studienabbrüchen, insbesondere wenn die Abbruchquote zu hoch ist oder ein Studienabbruch auf einen gravierenden Mangel im Studiengang zurückzuführen ist.

Prüfung von Verwendungsnachweisen

Die Ergebnisse der Prüfung der Verwendungsnachweise (zahlenmäßiger Nachweis und Sachbericht) fließen in die administrative Begutachtung der Studiengänge ein.

Entwicklung der Studierendenflüsse und Doppeldiplomierten

Das Sekretariat der DFH erstellt für jeden erneut zu begutachtenden Studiengang eine Tabelle mit der Entwicklung der Studierendenflüsse und der Doppeldiplomierten während des abgelaufenen Förderzeitraums. Diese Tabellen werden in die Antragsformulare und Evaluationsbögen eingebunden und somit an die Gutachter übermittelt.

Ortsbegehung

Die DFH behält sich die Möglichkeit vor, im Rahmen der Begutachtung auf Vorschlag des Wissenschaftlichen Beirats in seltenen Ausnahmefällen eine Ortsbegehung durchzuführen.

Ziel der Begehung ist es, in den persönlichen Dialog mit den Partnerhochschulen zu treten, die Einhaltung der Qualitätskriterien vor Ort zu überprüfen und, allgemeiner, die Fortentwicklung der betreffenden deutsch-französischen Kooperation zu flankieren.

Zusammensetzung der Ortsbegehungsdelegation

Die Ortsbegehung wird von einem Mitglied der Hochschulleitung oder des Wissenschaftlichen Beirats, einer zu diesem Zweck von der DFH beauftragten Fachperson und einem Mitarbeiter des Sekretariats durchgeführt.

Ablauf

Die Hochschulleitung der DFH informiert die Leitung der betreffenden Einrichtung sechs Wochen im Voraus postalisch über die Begehung. In dieser Zeit wird die Ortsbegehung vom Sekretariat der DFH vorbereitet, das alle für einen erfolgreichen Ablauf notwendigen Dokumente vorbereitet und zusammenstellt.
Die Ortsbegehungen bieten die Gelegenheit, die Leitung der Einrichtung, die Programmbeauftragten, die Studierenden des Studiengangs sowie die in der Verwaltung und Finanzabteilung tätigen Mitarbeiter zu treffen.

Folgen der Ortsbegehung

Im Anschluss an die Ortsbegehung erstellt das Sekretariat der DFH ein Begehungsprotokoll, das zunächst dem Gutachter, der an der Begehung teilgenommen hat, und anschließend dem Präsidenten der DFH zur Zustimmung übermittelt wird.
Danach wird das Protokoll der Leitung der geprüften Hochschule zugesendet, um ihr vor der abschließenden Validierung die Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen.
Ein Exemplar des Protokolls erhält die Hochschule, ein zweites Exemplar wird bei der DFH aufbewahrt. Der Wissenschaftliche Beirat erhält das Protokoll ebenfalls, um es bei der nächsten Evaluation berücksichtigen zu können.

Folgen bei Mängeln

Während des Antrags- und Begutachtungsverfahrens festgestellte Mängel

Unvollständig oder nicht fristgerecht eingereichter Antrag

In diesem Fall hat die antragstellende Kooperation keinen Anspruch auf eine weitere Antragsbearbeitung. Es liegt im Ermessen des Sekretariats zu entscheiden, ob die fehlenden Dokumente nachgereicht werden können und ob der Antrag trotz Mängel zur Begutachtung weitergeleitet wird. Diese Entscheidung wird von der Hochschulleitung der DFH auf Empfehlung des für die jeweilige Programmverwaltung zuständigen DFH-Referats getroffen.

Während der Antragsbegutachtung auftretende Fragen

Sollten die Gutachter in den Antragsunterlagen Unklarheiten feststellen, die einer Nachfrage bei den Kooperationspartnern bedürfen und deren Klärung für die Bewertung des Antrags unabdingbar ist, gilt Folgendes:

  • die Verantwortung für ein vollständig und korrekt ausgefülltes Antragsformular liegt ausschließlich beim Antragsteller;
  • die Gutachter müssen eindeutig feststellen können, ob der Antragsteller die Förderkriterien erfüllt oder nicht. Für die Bewertung bedarf es somit eindeutiger Angaben;
  • anderenfalls ist eine Beurteilung nicht möglich, und für den betreffenden Bewertungsparameter können keine Punkte vergeben werden;
  • die Klärung von Fragen der Gutachter ist nur während der von ihnen durchgeführten individuellen Bearbeitung der Antragsunterlagen und vor der Evaluationssitzung möglich. In dieser Phase können sich die Gutachter mit Fragen an das zuständige Referat des Sekretariats der DFH wenden, das sich wiederum zur Klärung an die antragstellende Hochschule wendet;
  • Informationen, die erst nach der Evaluationssitzung eingehen, werden nicht berücksichtigt.

 

Stellungnahme der Antragsteller nach dem Förderbescheid

Die Antragsteller haben die Möglichkeit, zum Förderbescheid und zum Gutachten Stellung zu nehmen bzw. Letzteres zu kommentieren. Die Stellungnahme ist an das Sekretariat der DFH zu richten. Das zuständige Referat bearbeitet das Dossier und bereitet die Antwort des Präsidiums der DFH vor. Der Entscheid des Hochschulrats ist jedoch unwiderruflich.

Während des Förderzeitraums vorgenommene Änderungen

Sollte das von den Gutachtern positiv bewertete, ursprüngliche Konzept eines Studiengangs während des Förderzeitraums in einem oder mehreren Punkten abwandelt werden, muss diese Änderung dem Sekretariat mitgeteilt und begründet werden.

Dies gilt auch, wenn relevante Daten im Antragsformular geändert werden müssen.

Das Sekretariat erkundigt sich nach Art und Ausmaß der Änderungen und leitet die Informationen an den Vorsitzenden der Evaluationsgruppe und den Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats weiter, die über die Durchführung einer erneuten Evaluation befinden.

Während des Förderzeitraums festgestellte Mängel

Ein Mangel liegt vor, wenn die im Antrag skizzierten Qualitätsmerkmale, die den Ausschlag für die positive Bewertung gegeben haben, in der Praxis nicht umgesetzt werden.

Sollten die festgestellten Mängel nicht sofort behoben werden können, setzt das Sekretariat den Kooperationspartnern im Auftrag der Hochschulleitung eine realistische Frist, innerhalb derer die Mängel behoben werden müssen. Das Sekretariat der DFH kontrolliert die Einhaltung der Frist und die Umsetzung der Korrektur. Bei gravierenden Mängeln wird der Vorgang den Gutachtern, die den Antrag zuletzt bearbeitet haben, oder dem Vorsitzenden der betreffenden Evaluationsgruppe und/oder dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats erneut zur Überprüfung vorgelegt.

Kann in diesem Rahmen keine Entscheidung getroffen werden, ist eine erneute Antragstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt erforderlich.

Administrative Mängel

Sollten bei der Kontrolle der Verwendungsnachweise nicht förderfähige Ausgaben festgestellt werden, muss die betreffende Hochschule den entsprechenden Betrag zurückerstatten.

Sollten Formfehler festgestellt werden (z. B. fehlendes Dokument oder fehlende Unterschrift), wird zunächst ein erstes Mahnschreiben durch den betreffenden Referatsleiter, dann ein zweites durch den Generalsekretär und zuletzt ein drittes mit Unterschrift des Präsidenten der DFH verschickt.

Sollte sich der Kontakt mit einer Einrichtung und/oder ihrem Programmbeauftragten als besonders schwierig erweisen, erhält sie im Zuge der administrativen Begutachtung durch das Sekretariat der DFH eine negative Bewertung.

Schlussbemerkungen

Die Leitung der DFH behält sich das Recht vor, weitere Sanktionen zu verhängen, wenn die zuvor genannten Maßnahmen unwirksam bleiben. Ferner ist das DFH-Sekretariat unter dem Vorbehalt, dass die betreffenden Gremien entsprechend informiert werden, befugt, die vorliegende Evaluationscharta an etwaige neue, von diesen Gremien beschlossene Anforderungen und/oder neue Programmausschreibungen anzupassen.