E.II. Qualitätssicherung von Programmen zur Förderung von Nachwuchswissenschaftlern

Für die Qualitätssicherung von Förderprogrammen für Nachwuchswissenschaftler führt das Sekretariat der DFH eine Prüfung auf drei Ebenen durch:

  • Verwendungsnachweise (zahlenmäßiger Nachweis und Sachbericht) bei allen Programmen
  • Doktorandenflüsse innerhalb der Doktorandenkollegs
  • tatsächliche Teilnehmerzahl der wissenschaftlichen Veranstaltungen

 

Die Projektträger sind gehalten, die Verwendungsnachweise im Falle der Doktorandenkollegs jedes Jahr bis spätestens 31. März, im Falle der wissenschaftlichen Veranstaltungen bis vier Monate nach Beendigung des Projekts der DFH vorzulegen.

Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis

Jede Hochschule muss über die Verwendung der von der DFH gezahlten Zuwendungen Rechenschaft ablegen.
Die Verwendungsnachweise werden gemäß den aktuellen Verwendungsrichtlinien formal und rechnerisch überprüft.
Sollten hierbei Unstimmigkeiten festgestellt werden, setzt sich die DFH unverzüglich mit der betreffenden Hochschule in Verbindung.
Sollten sich die Unstimmigkeiten (z. B. im Falle einer nicht förderfähigen Ausgabe) bestätigen, wird die Hochschule um eine Rückerstattung des entsprechenden Betrags gebeten.
Versäumt es die Einrichtung, hierzu Stellung zu nehmen, werden die Zahlungen der Infrastrukturmittel für das Doktorandenkolleg ausgesetzt und/oder keine Infrastrukturmittelzahlungen für andere wissenschaftliche Veranstaltung der betreffenden Kooperationspartner gewährt.

Sachbericht

Nach Abschluss des Programms oder der wissenschaftlichen Veranstaltung erstellen die Programmbeauftragten einen Sachbericht, den sie der DFH vorlegen.

Die in diesem Bericht zu beleuchtenden zentralen Punkte sind:

1) Für Doktorandenkollegs und Cotutelles de thèse:

  • Qualität der Doktorandenbetreuung
  • Erwerb von Schlüsselqualifikationen und sprachlichen und interkulturellen Kompetenzen
  • bei Doktorandenkollegs zusätzlich: Strukturierung des Doktorandenausbildungs- und Forschungsprogramms (spezifische Lehrmethoden, binationale Doktoranden-auswahl), Verzahnung der Doktoranden- und der Postdocs-ausbildung, Verbreitung der Forschungsergebnisse

2) Für wissenschaftliche Veranstaltungen für Nachwuchswissenschaftler (Forschungsateliers, Sommerschulen):

  • wissenschaftliche und pädagogische Qualität der Veranstaltung (Konferenzen, Workshops und Diskussionsforen; Vertiefungskurse und Fallstudien bei den Sommerschulen)
  • wissenschaftliche und pädagogische Qualität der Referenten
  • methodologischer und interkultureller Ansatz
  • Stimmigkeit bezüglich der Herkunft der Teilnehmer und internationale Ausrichtung der Veranstaltung
  • tatsächliche Teilnehmerzahl
  • Veröffentlichung der Ergebnisse der Veranstaltung (Print / Internet)

Nachweise im Falle der Cotutelles de thèse

  • ein Exemplar der Dissertation per Post (als Ausdruck)
  • ein Abstract der Dissertation zwecks Veröffentlichung auf der DFH-Plattform „Thèse en ligne“

Entwicklung der Doktorandenflüsse und Überprüfung der tatsächlichen Teilnehmerzahl der wissenschaftlichen Veranstaltungen

Zur Überprüfung der Doktorandenflüsse und der Teilnahme an den wissenschaftlichen Veranstaltungen werden die Angaben im Antrag mit den denen im Sachbericht verglichen.
Reichen dieselben Kooperationspartner zu einem späteren Zeitpunkt erneut einen Förderantrag für eine wissenschaftliche Veranstaltung ein, werden diese Daten bei der Evaluation berücksichtigt.

Ortsbegehung

Die DFH behält sich die Möglichkeit vor, im Rahmen der Begutachtung auf Vorschlag des Wissenschaftlichen Beirats in seltenen Ausnahmefällen eine Ortsbegehung durchzuführen.

Ziel der Begehung ist es, in den persönlichen Dialog mit den Partnerhochschulen zu treten, die Einhaltung der Qualitätskriterien vor Ort zu überprüfen und, allgemeiner, die Fortentwicklung der betreffenden deutsch-französischen Kooperation zu flankieren.

Zusammensetzung der Ortsbegehungsdelegation

Die Ortsbegehung wird von einem Mitglied der Hochschulleitung oder des Wissenschaftlichen Beirats, einer zu diesem Zweck von der DFH beauftragten Fachperson und einem Mitarbeiter des Sekretariats durchgeführt.

Ablauf

Die Hochschulleitung der DFH informiert die Leitung der betreffenden Einrichtung sechs Wochen im Voraus postalisch über die Begehung. In dieser Zeit wird die Ortsbegehung vom Sekretariat der DFH vorbereitet, das alle für einen erfolgreichen Ablauf notwendigen Dokumente vorbereitet und zusammenstellt.
Die Ortsbegehungen bieten die Gelegenheit, die Leitung der Einrichtung, die Programmbeauftragten, die Studierenden des Studiengangs sowie die in der Verwaltung und Finanzabteilung tätigen Mitarbeiter zu treffen.

Folgen der Ortsbegehung

Im Anschluss an die Ortsbegehung erstellt das Sekretariat der DFH ein Begehungsprotokoll, das zunächst dem Gutachter, der an der Begehung teilgenommen hat, und anschließend dem Präsidenten der DFH zur Zustimmung übermittelt wird.
Danach wird das Protokoll der Leitung der geprüften Hochschule zugesendet, um ihr vor der abschließenden Validierung die Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen.
Ein Exemplar des Protokolls erhält die Hochschule, ein zweites Exemplar wird bei der DFH aufbewahrt. Der Wissenschaftliche Beirat erhält das Protokoll ebenfalls, um es bei der nächsten Evaluation berücksichtigen zu können.

Folgen bei Mängeln

Während des Antrags- und Begutachtungsverfahrens festgestellte Mängel

Unvollständig oder nicht fristgerecht eingereichter Antrag

In diesem Fall hat der Antragsteller keinen Anspruch auf eine weitere Antragsbearbeitung. Es liegt im Ermessen des Sekretariats zu entscheiden, ob die fehlenden Dokumente nachgereicht werden können und ob der Antrag trotz Mängel zur Begutachtung weitergeleitet wird. Diese Entscheidung wird von der Hochschulleitung der DFH auf Empfehlung des für die jeweilige Programmverwaltung zuständigen DFH-Referats und in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats der DFH getroffen.

Während der Antragsbegutachtung auftretende Fragen

Sollten die Gutachter in den Antragsunterlagen Unklarheiten feststellen, die einer Nachfrage bei den Antragstellern bedürfen und deren Klärung für die Bewertung des Antrags unabdingbar ist, gilt Folgendes:
• die Verantwortung für ein vollständig und korrekt ausgefülltes Antragsformular liegt ausschließlich beim Antragsteller;
• die Gutachter müssen eindeutig feststellen können, ob der Antragsteller die Förderkriterien erfüllt oder nicht. Für die Bewertung bedarf es somit eindeutiger Angaben;
• anderenfalls ist eine Beurteilung nicht möglich, und für den betreffenden Bewertungsparameter können keine Punkte vergeben werden;
• die Klärung von Fragen der Gutachter ist nur während der von ihnen durchgeführten individuellen Bearbeitung der Antragsunterlagen möglich. In dieser Phase können sich die Gutachter mit Fragen an das zuständige Referat des Sekretariats wenden, das im Rahmen seiner Möglichkeiten zunächst selbst recherchiert und sich ggf. zur Klärung an den Antragsteller wendet.

Stellungnahme der Antragsteller nach Bekanntgabe der Förderentscheidung

Die Antragsteller haben die Möglichkeit, zum Förderbescheid und zum Gutachten Stellung zu nehmen bzw. Letzteres zu kommentieren. Die Stellungnahme ist an das Sekretariat zu richten. Das zuständige Referat bearbeitet das Dossier und bereitet die Antwort des Präsidiums der DFH vor. Der Entscheid des Hochschulrats ist jedoch unwiderruflich.

Während des Förderzeitraums vorgenommene Änderungen

Sollte das von den Gutachtern positiv bewertete, ursprüngliche Konzept eines Programms während des Förderzeitraums in einem oder mehreren Punkten abwandelt werden, muss diese Änderung dem Sekretariat mitgeteilt und begründet werden.

Dies gilt auch, wenn relevante Daten im Antragsformular geändert werden müssen.

Es obliegt dem Sekretariat, je nach Art und Umfang der Änderungen zu entscheiden, ob die Konzeptänderung eine erneute Begutachtung erforderlich macht. Wird eine erneute Begutachtung beantragt, kann das Sekretariat ferner entscheiden, ob das betreffende Programm im Rahmen der folgenden Evaluationsrunde begutachtet wird oder ob in eiligen Fällen der ursprüngliche Gutachter um eine außerordentliche Begutachtung gebeten wird.

Während des Förderzeitraums festgestellte Mängel

Ein Mangel liegt vor, wenn die im Förderantrag skizzierten Qualitätsmerkmale, die den Ausschlag für die positive Bewertung gegeben haben, in der Praxis nicht umgesetzt werden.

Sollten die festgestellten Mängel nicht sofort behoben werden können, setzt das Sekretariat den Kooperationspartnern im Auftrag der Hochschulleitung eine realistische Frist, innerhalb derer die Mängel behoben werden müssen. Das Sekretariat der DFH kontrolliert die Einhaltung der Frist und die Umsetzung der Korrektur. Bei gravierenden Mängeln wird der Vorgang dem Gutachter, der den Antrag zuletzt bearbeitet hat, und/oder dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats erneut zur Überprüfung vorgelegt.

Kann in diesem Rahmen keine Entscheidung getroffen werden, ist eine erneute Antragstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt erforderlich.

Administrative Mängel

Sollten bei der Kontrolle der Verwendungsnachweise nicht förderfähige Ausgaben festgestellt werden, muss die betreffende Hochschule den entsprechenden Betrag zurückerstatten.

Werden Formfehler festgestellt (z. B. fehlendes Dokument oder fehlende Unterschrift), werden ein erstes Mahnschreiben durch den Referatsleiter, ein zweites durch den Generalsekretär und ein drittes mit Unterschrift des Präsidenten der DFH verschickt.

Schlussbemerkungen

Die Leitung der DFH behält sich das Recht vor, weitere Sanktionen zu verhängen, wenn die zuvor genannten Maßnahmen unwirksam bleiben. Ferner ist das DFH-Sekretariat unter dem Vorbehalt, dass die betreffenden Gremien entsprechend informiert werden, befugt, die vorliegende Evaluationscharta an etwaige neue, von diesen Gremien beschlossene Anforderungen und/oder neue Programmausschreibungen anzupassen.